O Instituto Estadual de Defesa do Consumidor (Procon/ES), sob a coordenação do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), publicou o “plano de classificação” – distribuição dos documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento - e a “tabela de temporalidade” – instrumento que determina os prazos, a eliminação e a destinação final dos documentos – referentes às atividades fim da instituição. Com isso, reduzem-se gastos, otimiza-se o espaço físico e preserva-se a memória das instituições.

A elaboração das ferramentas de gestão do Procon foi realizada pelos membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS), seguindo as normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e do Programa de Gestão Documental (Proged). Após os trabalhos a proposta foi encaminhada à equipe técnica do Arquivo Público para análise e aprovação do diretor-geral Agostino Lazzaro.

Gestão documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso aos documentos, respeitando-se as especificidades de cada órgão gerador.