Conservação de Documentos

A Coordenação de Preservação do Acervo do APEES vem pautando o seu trabalho a partir dos métodos da conservação preventiva, na construção de um sistema integrado de preservação, que foi elaborado com o objetivo de dar melhores condições de guarda possíveis para os diversos tipos de acervo sob sua custódia e também, realizar os procedimentos de conservação necessários para reduzir os impactos à documentação e atender melhor às necessidades do público usuário.

Estes procedimentos implicam em colocar todo o acervo documental fora das situações de risco comuns aos arquivos e propiciar sua maior durabilidade, ao evitar que sejam submetidos à exposição intensa da luz, à umidade excessiva, ao manuseio incorreto, às infestações dos insetos, às infiltrações que ocorrem nos edifícios, aos incêndios e inundações. 

Acondicionamento do acervo: O acervo documental, em todos os tipos de suporte, como o papel, o papel fotográfico, os negativos fotográficos, os filmes de acetato e de poliéster entre outros, são submetidos à higienização e em seguida, são acondicionados em embalagens apropriadas à cada tipo de suporte. No caso da documentação em suporte papel, ela está protegida por caixas, pastas ou envelopes de papel de reserva alcalina ou acondicionada em caixas de polipropileno corrugado (polionda) cor branca, em depósitos climatizados.

Armazenamento com controle ambiental: Os locais de guarda dos documentos em suporte papel, das fotografias, dos microfilmes e dos documentos audiovisuais (filmes em película, fitas de vídeo, fitas cassete) têm suas salas climatizadas durante 24 horas, com o controle de umidade e de temperatura necessários para a melhor conservação de cada tipo de acervo.

Segurança predial – Tomamos algumas medidas necessárias para evitar que venham a ocorrer danos ao acervo documental: realizamos a dedetização periódica (semestral e trimestral) na edificação; procuramos aperfeiçoar toda a estrutura predial para proteger a instituição contra incêndios (extinção do uso de botijas de gás, por exemplo). Dotamos todos os pavimentos com extintores de incêndio a seco e mangueiras ligadas à rede hidráulica, cuidamos da manutenção das instalações elétricas e do reforço na segurança dos pontos de acesso para prevenção contra furtos.

Do ponto de vista unitário da documentação manuscrita e impressa sobre papel, realizamos a limpeza manual em mesas higienizadoras, com o uso de pincéis macios, a remoção de grampos e sujidades superficiais, reparos nos rasgos, reposição de partes perdidas e planificação das folhas. Empregamos nestes procedimentos, papéis japoneses, colas à base de metilcelulose e fitas de reparos como a "Transparent Mending Tissue", de pH neutro.

Quanto ao acervo audiovisual, efetuamos a sua guarda, limpeza e realizamos reparos nos rolos dos filmes em película depositados na instituição.

A reprodução de documentos do acervo por meio da microfilmagem e digitalização tem por finalidade garantir a sua integridade física, através de sua duplicação, evitando o seu manuseio frequente, e em caso de eventual perda, permitir o acesso às informações que permaneceram preservadas em outro tipo de suporte, permitindo também, ampliar o seu acesso aos consulentes. 

A Coordenação de Preservação do Acervo do APEES atua na orientação sobre normas e procedimentos adequados de conservação preventiva, reprodução de acervos e instalação de arquivos para as demais instituições públicas estaduais e municipais, com o propósito de contribuir para preservar o patrimônio histórico-documental do Estado do Espírito Santo. 

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