Como posso acessar documentos históricos ou registros públicos no Arquivo Público do Estado do Espírito Santo?

Qualquer cidadão pode acessar os acervos do Arquivo Público de forma gratuita. Para isso, é possível realizar a consulta presencialmente, em Vitória, ou acessar parte dos documentos digitalizados por meio do site oficial do APEES. Caso você esteja procurando por certidões, registros civis, fotos, mapas, jornais antigos ou outros documentos históricos, o atendimento é feito mediante solicitação via formulário eletrônico, e-mail ou diretamente na recepção do órgão. É importante verificar os horários de atendimento e as orientações para pesquisa.

O que fazer se eu quiser doar documentos ou acervos particulares ao Arquivo Público?

O APEES recebe doações de documentos com valor histórico, cultural ou institucional, desde que passem por avaliação técnica. Se você tem registros familiares, coleções fotográficas, documentos pessoais antigos ou arquivos empresariais que deseja preservar para a memória capixaba, entre em contato com a equipe técnica do Arquivo. A doação é formalizada por meio de termo específico, garantindo a guarda e conservação do material para futuras gerações.

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo emite Certidões de Nascimento, Casamento e Óbito?

Não. Podemos emitir o Registro de Entrada de Imigrante, cuja finalidade é certificar o desembarque do estrangeiro no Espírito Santo. Emitimos também Transcrições de Inteiro Teor, que é uma reprodução fiel do documento desejado, sem acarretar danos ao mesmo. As páginas são digitadas no computador de acordo com a grafia original do documento. A equipe do Arquivo Público copia ou transcreve, minuciosamente, as informações contidas no documento, dispondo-as em uma ordem idêntica à original para que a certidão tenha o devido valor jurídico.

É possível dar entrada na Dupla-Cidadania pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo?

Não. Podemos ajudar no processo dando suporte nas pesquisas dos imigrantes que desembarcaram no Espírito Santo. Para solicitar tal benefício é preciso entrar em contato com o Consulado do respectivo país.

Na base de dados do Projeto Imigrantes Espírito Santo constam apenas informações dos imigrantes que desembarcaram no Espírito Santo?

Sim. Para os imigrantes que desembarcaram em outros estados sugerimos procurar informações no Arquivo Nacional, cuja sede fica no Rio de Janeiro, ou em instituições locais destinadas a este fim. Também não constam informações de brasileiros.

Qual é o acervo disponível na Biblioteca de Apoio do APEES?
Mensagens de Governo, relatórios de Governo, leis, decretos, livros, revistas, periódicos e jornais apenas referentes ao Estado do Espírito Santo e/ou autores capixabas

Qualquer pessoa pode utilizar os serviços da Biblioteca de Apoio ou é necessário agendamento?
Sim, qualquer pessoa pode utilizar os serviços e não é necessário agendamento prévio.

A Biblioteca de Apoio realiza empréstimos domiciliares ou apenas consulta local?
Apenas consulta local.

É possível acessar o catálogo da Biblioteca de Apoio on-line?
Sim, está disponível no link: https://ape.es.gov.br/acervo-biblioteca-maria-stella-de-novaes

A Biblioteca de Apoio possui obras raras ou de valor histórico sobre o Espírito Santo?
Sim.

A Biblioteca de Apoio aceita doações de livros? Como proceder?
Sim. É necessário enviar a lista do material para análise através do e-mail: subab@ape.es.gov.br

A Biblioteca de Apoio possui documentos digitalizados disponíveis para consulta on-line?
Sim, disponível no site do APEES > Biblioteca Maria Stella de Novaes > Acervo Digital.

Quais as etapas para elaboração e aprovação de Plano de Classificação de Documentos (PCD) e Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) das atividades finalísticas dos órgãos e entidades?

Deverão ser seguidas as seguintes etapas:

- Elaborar proposta de PCD e TTD conforme normas e procedimentos previstas no Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (Proged);

- Enviar para análise prévia da equipe técnica da Gerência de Gestão de Documentos (Gedoc) através do e-mail: gedoc@ape.es.gov.br

- Após análise e aprovação, autuar processo administrativo e encaminhar à Gedoc via sistema e-Docs para emissão de parecer técnico

- Publicar instrumentos por meio de ato normativo em diário oficial.

Existem critérios estabelecidos para eliminação de documentos públicos?

Sim. Além da legislação Estadual e Federal que regulamentam os procedimentos, os documentos produzidos e recebidos provenientes das atividades executadas pelos órgãos e entidades do poder Executivo Estadual, e cuja destinação final seja eliminação, deverão estar devidamente classificados conforme Plano de Classificação de Documentos das atividades-meio ou fim, e terem cumprido seus  prazos de guarda na fase corrente e intermediária previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação.

A eliminação de documentos deve ser formalizada por meio de processo administrativo para essa finalidade, contendo a listagem de eliminação devidamente assinada e aprovada por meio de parecer técnico emitido pela Gerência de Gestão de Documentos (Gedoc) e anuência do diretor-geral do Arquivo Público.

Documentos de guarda permanente NÃO podem ser descartados pelo seu valor histórico/secundário (probatório ou informativo).

" Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social " ( Art.25 da CF).

O que é a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (Cads) e como deve ser constituída?

A Cads é um grupo multidisciplinar responsável pela aplicação de normas e procedimentos relativos à gestão de documentos, incluindo a elaboração de Plano de Classificação de Documentos e de Tabela de Temporalidade e Destinação.

Deve ser instituída em caráter permanente por meio de ato normativo publicado em diário oficial, e composta por no mínimo por 5 (cinco membros) preferencialmente servidores efetivos, lotados em setores das atividades-meio e fim do órgão ou entidade.

Como faço para publicar um artigo na Revista do APEES?

Para isso você deve se cadastrar e fazer a inserção do artigo na plataforma OJS, no endereço https://periodicos.ufes.br/revapees. Após o envio, é necessário aguardar o período de avaliação dos trabalhos junto aos pareceristas e realizar as alterações solicitadas pelo corpo editorial.

A Revista do APEES só aceita artigos científicos para a publicação?

Não. Também publicamos resenhas, entrevistas, transcrições de documentos, reportagens e colaborações especiais.