Normas para Recolhimento de Acervos
O recolhimento é a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa ação, apenas tem eficácia, quando a instituição produtora aplica de forma adequada o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de maneira eficiente. Esse processo de avaliação é de suma importância, pois prescreve que o supérfluo seja eliminado dentro dos prazos determinados pela Tabela de Temporalidade de documentos, reduzindo a massa documental sem prejuízo à informação.
Os documentos considerados permanentes, também chamados de históricos, além de dar suporte à pesquisa, estão intrinsecamente ligados ao processo de construção da memória institucional.
Preservar a memória institucional é manter a memória viva, e para que essa memória seja preservada é preciso conservar fotos, documentos, objetos e organizar os registros dos fatos.
Dessa forma, justifica-se a missão do APEES, em recolher e manter sob sua custódia os documentos dos órgãos públicos, personalidades públicas e políticas, acervos privados, fazendo a devida guarda, conservação e disseminação das informações contidas nesses documentos.
INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 01 DE 27 DE JUNHO DE 2017
Estabelece os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.
O DIRETOR-GERAL DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE:
Estabelecer os procedimentos para recolhimento de acervos arquivísticos ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES).
CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO
DIRETOR-GERAL
CAPÍTULO I
DA ENTRADA DE ACERVOS
- Consideram-se acervos arquivísticos, para fins deste ato, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos, conforme Lei Federal n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
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Os acervos arquivísticos a serem recolhidos ao APEES deverão estar previamente identificados, organizados, classificados, avaliados, higienizados, acondicionados e destinados conforme orientado neste ato.
- As solicitações de recolhimento serão submetidas à análise do corpo técnico do APEES, atendendo a critérios de relevância e de capacidade de armazenamento.
- Os procedimentos a serem observados incluem:
I - Da parte do detentor(a) de origem do acervo:
a) comunicação oficial ao APEES quanto ao acervo que se pretende recolher, solicitando, se necessário, orientação técnica;
b) para os documentos oriundos das atividades de instituições públicas:, avaliação e seleção dos documentos, por Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) do órgão ou secretaria, de acordo com os prazos de guarda e sua destinação final constantes das Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e Fim, devidamente oficializadas;
c) organização do acervo, segundo critérios técnicos de identificação, classificação, arranjo e descrição;
d) higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos, tais como a retirada de grampos e clipes, substituindo-os por grampos-trilhos de plástico e/ou material adequado, atentando para a fragilidade do suporte em questão;
e) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão conforme estabelecido pelo Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo – PROGED. Documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões, livres de acidez e utilizando-se materiais estruturados que promovam a sustentação e impeçam o deslocamento, e consequente perda de ordenação lógica;
f) identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas tamanho padrão conforme estabelecido pelo PROGED;
g) elaboração de listagem descritiva, de acordo com o Anexo 2 deste ato, bem como da Listagem de Recolhimento estabelecida pelo PROGED. Enfatiza-se que estes instrumentos descritivos servirão como ferramenta de acesso imediato à documentação recolhida, tendo em vista que a mesma se sujeitará à fila de processamento técnico do APEES;
h) destinação de recursos humanos, materiais e financeiros necessários à consecução dos procedimentos previstos nas alíneas anteriores, bem como para o transporte e alocação do acervo nos locais de armazenamento do APEES;
i) para o recolhimento de documentos digitais deverá ser observado os critérios de armazenamento e garantia da manutenção da autenticidade, integridade e legibilidade dos mesmos, bem como atender aos requisitos atribuídos pela Resolução do Conselho Nacional de Arquivos n° 24, de 03 de agosto de 2006;
j) é de responsabilidade do detentor(a) de origem do acervo zelar pelo transporte adequado até as dependências do APEES. O mesmo deverá ser realizado em veículo fechado, estando os documentos devidamente acondicionados e protegidos, de maneira a evitar perda, deslocamento, molhamento e sujidades.
II - Da parte do APEES:
a) orientar as atividades inerentes ao recolhimento;
b) elaborar parecer técnico, considerando aspectos relacionados à relevância histórica, organização, avaliação, higienização e acondicionamento. Para definição de cronograma de entrada no APEES deverão ser considerados os seguintes fatores: disponibilidade de espaço físico, complementação dos acervos já custodiados, bem como a demanda de pesquisa;
c) elaboração de Termo do acervo a ser recolhido, de acordo com os Anexos 1 e 2 deste ato, a ser emitido em 3 (três) vias e assinado pelos representantes das partes. Após a assinatura do Termo, uma via será destinada ao detentor(a) de origem, a segunda anexada ao processo de recolhimento e terceira destinada à Coordenação responsável pela gestão documental no APEES;
d) acompanhamento da entrada do acervo, orientando sua alocação nos depósitos previamente determinados;
e) definir, nos depósitos de guarda, o local e o mobiliário destinados a armazenar o acervo, procedendo à respectiva sinalização;
f) instaurar processo administrativo para acompanhar e registrar as movimentações relacionadas ao recolhimento;
g) franquear o acesso irrestrito à documentação sob sua custódia, tendo por parâmetro a Lei Federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011 e o Decreto estadual n° 3152-R, de 26 de novembro de 2012.CAPÍTULO II
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS5. A formalização da entrada de acervo arquivístico no APEES dar-se-á com a assinatura, pelas partes, do Termo de Recolhimento, ficando o acervo até essa data sob a responsabilidade do órgão ou entidade que solicitou a recolhimento.
6. Para fins deste ato considera-se recolhimento a passagem para a guarda permanente no Arquivo Público do Estado do Espírito Santo dos documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos, instituições de caráter público ou entidades privadas, sendo assegurado ao APEES, conforme disposto nas Leis Federais nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 e n°12.527, de 18 de novembro de 2011, promover o acesso irrestrito, a divulgação e a publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, vedado o empréstimo de originais, exceto nos casos previstos em lei.