Normas de Acesso ao Acervo

NORMAS DE ACESSO

Acesso ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo – APEES

O APEES localiza-se à Rua Sete de Setembro, 414, Centro, Vitória. O prédio, geminado ao Palácio da Fonte Grande, possui três andares que englobam: os depósitos de documentos, a recepção, sala de consulta, biblioteca, laboratórios, setor administrativo, auditório e área técnica. As calçadas no entorno estão em conformidade com o projeto “calçada cidadã” que prevê a padronização dos passeios, visando à mobilidade com segurança dos pedestres. As escadas internas, que dão acesso à sala de consulta, estão adaptadas com plataforma de acessibilidade para atender pessoas portadoras de necessidades especiais.

Acesso ao acervo

Tendo em vista a necessidade de preservação e conservação do acervo documental sob a custódia do APEES, as consultas devem ser agendadas para que os documentos solicitados sejam adequadamente preparados, uma vez que muitos foram produzidos no decorrer do século XIX, o que demanda higienização, preparo e, algumas vezes, pequenos reparos antes do manuseio. Quanto ao acesso aos documentos vale considerar o Art. X, tanto da lei Estadual 9871, de 10 de Julho de 2012, quanto da lei Federal 12.527 de 18 de novembro de 2011, que define:

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio legítimo devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 

A Arquivologia - enquanto campo científico - possui ferramentas práticas que facilitam a recuperação da informação. São os chamados instrumentos de pesquisa: Guias, Inventários, Catálogos e Índices utilizados na descrição de um arquivo ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais e onde estão os documentos.

Procedimentos e prazos para realizar a consulta documental

Atendimento Presencial

Após identificar o documento desejado nos instrumentos de pesquisa, disponíveis na sala de consulta, com o auxílio de um servidor do APEES, o consulente preencherá uma “Solicitação de Pesquisa Documental”.

Num período de até cinco dias úteis, a partir da data da solicitação, a Coordenação de Atendimento ao Pesquisador (Coaten) informará ao consulente sobre a disponibilidade ou não dos documentos. Após a data do aviso, caso estejam disponíveis, o APEES disponibilizará ao consulente o acesso em prazo de até 20 dias, podendo ser prorrogado por mais 10 dias, conforme Art. XI da lei Estadual 9871, e lei Federal 12.527. Finalizado esses prazos, sem que haja o início da consulta, será necessário que o consulente preencha uma nova solicitação, pois os documentos retornarão ao acervo do APEES.

No APEES o consulente tem acesso sem necessidade de agendamento aos acervos: microfilmes, fotografias/suporte papel e Biblioteca de Apoio Maria Stella de Novaes.

Atendimento ao Projeto Imigrantes

Quanto ao “Projeto Imigrantes”, as solicitações de "Registro de Entrada de Imigrantes", dúvidas e informações deverão ser encaminhadas ao endereço eletrônico: imigrantes@ape.es.gov.br

Custos de Serviços

Os custos provenientes da solicitação de reprodução de qualquer documento, dentre outros serviços, deverão ser recolhidos por meio de Documento Único de Arrecadação (DUA), conforme os valores da tabela abaixo:

Serviço

Valor em R$

Prazo

1-Registro de entrada de imigrante 12,00 Entrega imediata
2-Transcrição de inteiro teor (por lauda) 11,85 20 dias úteis por lauda
3-Digitalização (por lauda) 2,00 10 dias úteis
4-Autenticação (por lauda) 2,00 5 dias úteis

Normas de segurança interna

Alguns dos pertences do consulente como mochilas, bolsas, malas, pastas, etc., serão deixados no guarda-volumes junto à recepção.

Não é permitida a utilização de aparelhos sonoros, celulares (somente em modo vibra-call), canetas, dentre outros objetos que possam oferecer riscos aos documentos ou comprometer o silêncio no local. Para a utilização de qualquer mecanismo eletrônico, (pen drive, scanner, notebooks tablets etc) o consulente deverá solicitar junto ao Coaten permissão de manuseio. Também é proibido fumar, ingerir alimentos ou bebidas no espaço destinado à consulta. Para manusear os documentos é fornecido, quando necessário, um par de luvas e máscaras descartáveis. As eventuais fotografias serão feitas sem o uso de qualquer tipo de flash.

Visita em grupo

A visita em grupo deverá ser previamente agendada via telefone (27) 3636-6129 ou e-mail coaten@ape.es.gov.br. O roteiro contempla visita à sala de consultas com acesso aos instrumentos de pesquisa, microfilmes, biblioteca e mapoteca. Outras normas específicas de atendimento, pesquisa ao acervo, procedimentos, dúvidas e demais informações deverão ser consultadas junto aos servidores da Coaten.

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