NORMAS DE ACESSO

Acesso ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo – APEES

O APEES localiza-se à Rua Sete de Setembro, 414, Centro, Vitória. O prédio, geminado ao Palácio da Fonte Grande, possui três andares que englobam: os depósitos de documentos, a recepção, sala de consulta, biblioteca, laboratórios, setor administrativo, auditório e área técnica. As calçadas no entorno estão em conformidade com o Projeto “Calçada Cidadã” que prevê a padronização dos passeios, visando à mobilidade com segurança dos pedestres. As escadas internas, que dão acesso à sala de consulta, estão adaptadas com plataforma de acessibilidade para atender pessoas portadoras de necessidades especiais.

Acesso ao acervo

Tendo em vista a necessidade de preservação e conservação do acervo documental sob a custódia do APEES, as consultas devem ser agendadas para que os documentos solicitados sejam adequadamente preparados, uma vez que muitos foram produzidos no decorrer do século XIX, o que demanda higienização, preparo e, algumas vezes, pequenos reparos antes do manuseio. Quanto ao acesso aos documentos vale considerar o Art. X, tanto da lei Estadual 9871, de 10 de Julho de 2012, quanto da lei Federal 12.527 de 18 de novembro de 2011, que define:

Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a informações aos órgãos e entidades, por qualquer meio legítimo devendo o pedido conter a identificação do requerente e a especificação da informação requerida. 

A Arquivologia - enquanto campo científico - possui ferramentas práticas que facilitam a recuperação da informação. São os chamados instrumentos de pesquisa: Guias, Inventários, Catálogos e Índices utilizados na descrição de um arquivo ou parte dele, tendo a função de orientar a consulta e de determinar com exatidão quais e onde estão os documentos.

Procedimentos e prazos para realizar a consulta documental

Atendimento Presencial

Após identificar o documento desejado nos instrumentos de pesquisa, disponíveis na Sala de Consulta, com o auxílio de um servidor do APEES, o consulente preencherá uma “Solicitação de Pesquisa Documental”.

Num período de até cinco dias úteis, a partir da data da solicitação, a Coordenação de Atendimento ao Usuário (COATEN) informará ao consulente sobre a disponibilidade ou não dos documentos. Após a data do aviso, caso estejam disponíveis, o APEES disponibilizará ao consulente o acesso em prazo de até 20 dias, podendo ser prorrogado por mais 10 dias, conforme Art. XI da lei Estadual 9871, e lei Federal 12.527. Finalizado esses prazos, sem que haja o início da consulta, será necessário que o consulente preencha uma nova solicitação, pois os documentos retornarão ao acervo do APEES.

Observação: os prazos de liberação dos documentos para consulta podem ser antecipados ou postergados, levando-se em consideração o grau de conservação dos mesmos.

É obrigatório a utilização de luvas de procedimentos não cirúrgicos para o manuseio de documentos de caráter permanente.

No APEES o consulente tem acesso, sem necessidade de agendamento, aos acervos: microfilmes, fotografias/suporte papel e Biblioteca de Apoio Maria Stella de Novaes.

A utilização de equipamentos para reprodução e ou digitalização de documentos se dará mediante autorização e orientação da equipe responsável pelo atendimento aos pesquisadores.

Atendimento ao Projeto Imigrantes

Quanto ao “Projeto Imigrantes”, a pesquisa pode ser feita pessoalmente ou através de nosso site por meio do seguinte endereço: www.imigrantes.es.gov.br.

A emissão de "Registro de Entrada de Imigrante" também deve ser feita pessoalmente. Caso resida fora da região da Grande Vitória (Interior do ES ou outro estado) poderá solicitar via e-mail (endereço a seguir). Dúvidas e outras informações deverão ser encaminhadas também pelo endereço eletrônico: imigrantes@ape.es.gov.br (O prazo para resposta é de cinco dias úteis).

Normas de segurança interna

Alguns dos pertences do consulente como mochilas, bolsas, malas, pastas, etc., serão deixados no guarda-volumes junto à recepção.

Não é permitida a utilização de aparelhos sonoros, celulares (somente em modo vibra-call), canetas, dentre outros objetos que possam oferecer riscos aos documentos ou comprometer o silêncio no local. Para a utilização de qualquer mecanismo eletrônico, (pen drive, scanner, notebooks tablets etc) o consulente deverá solicitar junto à COATEN permissão de manuseio. Também é proibido fumar, ingerir alimentos ou bebidas no espaço destinado à consulta. Para manusear os documentos é fornecido, quando necessário, um par de luvas e máscaras descartáveis. As eventuais fotografias serão feitas sem o uso de qualquer tipo de flash.

Visita em grupo

A visita em grupo deverá ser previamente agendada via e-mail (coaten@ape.es.gov.br). O roteiro contempla visita à Sala de Consulta “Professor Renato Pacheco” com acesso aos instrumentos de pesquisa, microfilmes, biblioteca e mapoteca. Outras normas específicas de atendimento, pesquisa ao acervo, procedimentos, dúvidas e demais informações deverão ser consultadas junto aos servidores da COATEN.