A eliminação de documentos consiste na destruição dos documentos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo da eliminação é evitar o acúmulo desnecessário em depósitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação resulta da avaliação documental e somente poderá ocorrer após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Listagem de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e mediante autorização do Arquivo Publico do Estado Espírito Santo (APEES).

Todos os procedimentos para eliminação estão regulamentados pela Lei Federal n° 8.159 de 08 de janeiro de 1991, e Resolução 40, de 09 de Dezembro de 2014.

Segundo o artigo 9° da Lei n° 8.159, de 1991, “A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência”. Assim, cabe ao APEES autorizar a eliminação dos documentos produzidos e recebidos pelo poder executivo do Estado do Espírito Santo.

Os órgãos e secretarias, após cumprimento dos requisitos para eliminação, deverão seguir o preconizado pela Portaria SEGER n° 60-R, de 2009, que instituiu procedimentos para o descarte de documentos passíveis de eliminação.

Dos documentos selecionados deverá ser reservada, para guarda permanente, uma amostragem representativa dos atos institucionais, baseando-se em critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental).

A eliminação deverá ser efetivada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de membros da CADS, registrando-a em relatório específico, contendo registros fotográficos do ato de eliminação.

Procedimentos para eliminação de documentos públicos 

O órgão ou entidade detentor(a) do acervo deverá:

1. Editar ou atualizar, se for o caso, ato oficial (portaria/instrução de serviço) instituindo a Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS);
2. Elaborar “Listagem de Eliminação de Documentos” (ANEXO I), após seleção, análise e avaliação, solicitando, se necessário, orientação técnica do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo;
3. Selecionar amostragem representativa dos documentos selecionados para eliminação (fragmento de uma série documental destinada à eliminação, selecionado por meio de critérios específicos para guarda permanente, a fim de exemplificá-la, revelar especificidades ou alterações de rotinas administrativas ou de procedimentos técnicos, ou registrar ocorrências em momentos marcantes);
4. Registrar em ata de reunião da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS), aprovando a referida listagem de eliminação de documentos;
5. Solicitar Certidão de Quitação das Contas do órgão ou entidade junto ao Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, para os casos que dependem de aprovação das contas;
6. Verificar a situação de ações judiciais ou em curso em que o órgão/Fazenda Estadual figure como autora ou ré;
7. Autuar processo de eliminação contendo os documentos supracitados, incluindo a anuência do gestor do órgão e encaminhar ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo para apreciação;
8. Caso a eliminação seja autorizada pelo APEES, publicar no Diário de Imprensa Oficial (DIO) o “Edital de Ciência de Eliminação de Documentos” (ANEXO II), estipulando um prazo entre 30 e 45 dias para que possíveis interessados possam solicitar cópias ou a retirada de peças de processos a serem eliminados;
9. Proceder o ato de eliminação por meio de fragmentação, de acordo com a Resolução CONARQ n° 40, de 2014 e Portaria SEGER n° 60-R, de 2009. O ato deverá ocorrer sob a supervisão da CADS, registrando-o em “Relatório de Eliminação de Documentos” (ANEXO III) a ser anexado ao processo;
10. Encaminhar ao APEES uma via da Listagem de Eliminação de Documentos, além da exarada ao processo.

ANEXO I Modelo - Listagem de Eliminação

ANEXO II Modelo - Edital de Ciência de Eliminação de Documentos

ANEXO III Modelo - Relatório de Eliminação de Documentos