Relatórios de Gestão

GOVERNO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

SECRETARIA DE ESTADO DA CULTURA

ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

 

 RELATÓRIO DE GESTÃO REFERENTE AO ANO DE 2018

 

O presente Relatório de Gestão aborda os aspectos de natureza orçamentária, financeira, fiscal, operacional e patrimonial. Está organizado de modo a permitir uma visão de conformidade e desempenho dos atos de gestão praticados pelos ordenadores de despesa do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo – APEES, evidenciando os resultados dos programas desenvolvidos no âmbito da instituição no exercício de 2018, em atendimento ao que determina o Artigo 137, II, do RITCEES, aprovado pela Resolução TC nº 261/2013.

 

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES é um órgão de Regime Especial da administração direta do Governo do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado da Cultura - SECULT. É responsável pela gestão documental e guarda dos documentos gerados pelos diversos órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual, classificados conforme a procedência, formando assim os fundos documentais, sendo estes preservados em caráter definitivo, em função do seu valor probatório, histórico ou informativo. A instituição guarda ainda documentos de outras origens, sejam públicas ou privadas.

Com base nessas prerrogativas o APEES tem como missão promover a política estadual de arquivos, definida pela legislação arquivística, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Estado do Espírito Santo, a fim de garantir ao governo e à população o acesso seguro e eficaz à informação, além de incentivar e produzir conhecimento científico e cultural.

Seguem abaixo algumas das nossas principais atividades e informações administrativas do corrente ano:

 

RECURSOS FINANCEIROS

O orçamento do ano-exercício de 2018 do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo obteve seus valores aprovados pela lei n° 10.784, de 18 de dezembro de 2017, cuja despesa total fixada inicialmente foi de R$ 1.453.000,00 (um milhão, quatrocentos e cinquenta e três mil). No decorrer do exercício foram realizados Créditos Suplementares de custeio, pessoal e investimentos, que provocou um acréscimo global da despesa autorizada em 2.661.078,07 (dois milhões, seiscentos e sessenta e um mil, setenta e oito reais e sete centavos).

As despesas empenhadas somaram um total de R$ 1.792.593,76 (um milhão, setecentos e noventa e dois mil, quinhentos e noventa e três reais e setenta e seis centavos), sendo R$ 938.576,62 (novecentos e trinta e oito mil, quinhentos e setenta e seis reais e sessenta e dois centavos) com pessoal e encargos sociais; R$ 652.001,95 (seiscentos e cinquenta e dois mil, um real e noventa e cinco centavos), com outras despesas correntes e R$ 202.015,19 (duzentos e dois mil, quinze reais e dezenove centavos) com investimentos, o que corresponde à média de 70% do valor fixado.

Atendendo às determinações do Governo, por meio do Decreto Nº 3.755-R, de 02 de janeiro de 2015, continuamos com o racionamento das despesas com pessoal, energia elétrica, água, limpeza e conservação, dentre outras ações.

Na tabela abaixo demonstra o comparativo da despesa fixada com a despesa realizada:

 

RECURSOS HUMANOS

A Coordenação de Recursos Humanos – COREH é responsável pelos registros e lançamentos dos dados de todos os servidores do APEES no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo – SIARHES, pela elaboração e publicação de atos no Diário Oficial, pelo processo de nomeação e exoneração, pela inscrição de cursos na Escola de Serviço Público do Estado do Espírito Santo (Esesp), pelo controle de Suprimento de Fundos, pela frequência, censo anual dos Servidores, Vale Transportes, abonos e férias, pela Ouvidoria do APEES, pela Avaliação de Desempenho Individual e Estágio Probatório. Além dessas atribuições, a titular do cargo é responsável pela fiscalização de diversos contratos, e membro de comissões internas, pregoeira da Comissão de Licitação do órgão e coordena atividades de integração entre os servidores da instituição.

Durante o ano de 2018 o APEES manteve em seu quadro 25 servidores, entre comissionados, efetivos e remanejados, além de 10 estagiários.

Atualmente os servidores estão distribuídos conforme organograma abaixo:

 

Além dos cargos contemplados no organograma acima, o APEES possui um Diretor Geral, um Diretor Técnico Administrativo, dois Assessores Técnicos, sete Agentes de Serviço I, oito Coordenadores, um Historiador, uma Arquivista, 1 uma Jornalista, um Engenheiro Civil, um Motorista, um Chefe de Grupo Financeiro, totalizando 25 servidores.

 

PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL

A gestão de documentos é uma atribuição legal do APEES desenvolvida pela Coordenação de Gestão de Documentos (COGED). Além de realizar atividades arquivísticas internas, a coordenação presta suporte técnico a todos os órgãos e secretarias do Executivo Estadual, conforme a legislação vigente, as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (PROGED). Em 2018, pode-se destacar a atuação na elaboração do sistema E-Docs e o levantamento das classes e tipos documentais produzidos e recebidos no âmbito das atividades administrativas do Governo do Estado para atualização do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio. A coordenação de Gestão de Documentos do APEES atende a todos os órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual, além de orientar sobre a criação de arquivos municipais, entre outros.

 

ACERVO DOCUMENTAL

Criação da Galeria dos ex-Governadores

Para guardar e dar acesso aos documentos em 3D doados pelos ex-governadores do Estado, o APEES disponibilizou, em um ambiente na Sala de Consultas, cinco armários contendo em suas prateleiras diversas homenagens recebidas pelos ex-titulares do Governo Estadual. São medalhas, quadros, troféus, diplomas, faixas e demais condecorações recebidas pelos ex-governadores durante seus mandatos políticos. Os destaques são para a coleção Élcio Álvares e Vitor Buaiz.

Coleção Vitor Buaiz

Foi realizada a catalogação e a inserção do material do ex-governador Vitor Buaiz, que é composto por placas, comendas e medalhas. Essa atividade foi finalizada em abril de 2018, se juntando aos livros e VHS já catalogados. O trabalho consistiu em higienizar; fotografar; catalogar; e armazenar adequadamente cada peça.

Coleção Rubem Braga

Um acervo bibliográfico composto por livros, matérias da imprensa, fotografias e cartas do escritor capixaba Rubem Braga foi doado por familiares do escritor ao Arquivo Público do Estado do Espírito Santo e está disponível para consultas e pesquisas. Envolto nos temas e angústias do cotidiano, o autor, nascido em Cachoeiro de Itapemirim, é reconhecido como um dos mais importantes cronistas do país.

Acervo Ceasa

Uma coleção de 226 fotografias das Centrais de Abastecimento do Espírito Santo (Ceasa) foi doada ao Arquivo Público e passou a integrar o acervo histórico da instituição. Nela, há imagens dos anos de 1974 a 1977, abrangendo o período de construção e implantação da Ceasa em frente à BR 262. Anteriormente os produtos eram comercializados na Vila Rubim, no centro de Vitória.

Acervo Delegacia de Ordem Política e Social (DOPS)

Grande parte da documentação histórica da ditadura civil-militar (1964-1985) no Espírito Santo encontra-se no acervo do Arquivo Público. Em 2018 foram digitalizados 1049 itens deste Fundo, que passaram a compor o acervo virtual do projeto “Memórias Reveladas”.

REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Acervo de interesse genealógico - Cooperação Técnica com os Mórmons

Um acordo de cooperação técnica entre a Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias (Mórmons), por meio da Family Search e o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo foi assinado no dia 30 de outubro com o objetivo de digitalizar gratuitamente, 2,5 milhões de documentos, dentre eles listas de escravos, índios, registros da entrada de imigrantes de diversas nacionalidades, listas de navios, relações de colonos, matrícula de lotes, recenseamentos e certidões de nascimento, casamento e óbito das décadas de 1920 a 1970.

Jornal “A Tribuna”

O setor de microfilmagem de documentos procedeu com a reprodução do acervo do jornal “A Tribuna” referente às décadas de 1950 a 1980. Esse acervo é único e estava sob a guarda do APEES e da Biblioteca Pública Estadual. Na medida em que são reproduzidos, os rolos de microfilmes são colocados à disposição para consulta pública.

 

ATENDIMENTO AO PÚBLICO

Foram atendidas diretamente na sala de consultas do APEES 2.040 pessoas. Durante o ano de 2018 o APEES recebeu 55 visitas escolares e universitárias, totalizando 859 alunos participantes. Foram feitas 182 solicitações de reprodução de documentos, somando 1.819 páginas ou imagens digitalizadas. Na sala de consultas também foi feita a doação de 489 livros, no espaço dedicado a esse fim, mantido pela instituição. Foram incorporadas 94 novas obras ao acervo da Biblioteca Maria Stella de Novaes, que funciona junto à Sala de Consultas do Arquivo Público. 

Projeto Imigrantes Espírito Santo

O Projeto “Imigrantes Espírito Santo” foi criado em 1995. O banco de dados, composto por mais de 50 mil nomes, refere-se a imigrantes provenientes de diversas nacionalidades, como Itália, Alemanha, Espanha, Líbano, Portugal, Polônia, Holanda, Suíça, Áustria que chegaram ao Espírito Santo a partir de 1812. Um dos produtos do Projeto é a emissão do “Registro de Entrada do Imigrante”, documento que traz as informações sobre os antepassados, como idade, navio e região de procedência, dentre outros dados.

Em 2018 foram emitidos 681 Registros na sede da instituição. Foram enviados 424 pelos Correios. Outros 1.302 foram entregues nas ações do Arquivo Itinerante, que dispõe de uma van adaptada como escritório móvel para atendimento ao público. O Arquivo Itinerante percorre o interior do Estado a fim de viabilizar o acesso àqueles que não podem pesquisar diretamente no APEES ou na web. Neste ano, o projeto esteve nos seguintes locais: Buenos Aires (Guarapari); Santa Leopoldina; Solidão (Iconha); Santa Maria de Jetibá; Araguaia (Marechal Floriano); Nova Venécia; e Vila Pavão.

 

PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DO ACERVO

Durante o ano de 2018 a Coordenação de Preservação do Acervo (COPAC) desenvolveu suas atividades em diversas frentes de trabalho, de acordo com as necessidades da instituição, tanto para o atendimento aos usuários do acervo, como para as exigências de conservação e preservação. A coordenação é responsável pelo preparo, higienização, acondicionamento de todos os documentos solicitados pelos consulentes, de acordo com a demanda, para pesquisas na Sala de Consultas. Destacam-se em 2018 os seguintes trabalhos: Desencadernação e restauração de códices manuscritos, totalizando 1.072 documentos; Higienização de 43 cartazes relativos a eventos culturais do ES; Limpeza e acondicionamentos de 56 negativos fotográficos com registros do Ticumbi (manifestação da cultura popular do Norte do Espírito Santo). Restauração e acondicionamento de dois mapas do Estado do Espírito Santo, datados de 1912. Parcerias para digitalização e restauração de quatro filmes raros do acervo cinematográfico do APEES.

 

REVISTA DO ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO

2º Número da Revista do Arquivo Público

A 2ª edição da “Revista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo”, projeto em parceria com a Universidade Federal do Espírito Santo, foi disponibilizada para consulta e visualização online. A publicação possui a proposta de ser uma fonte de conhecimento e pesquisa para a disseminação do saber científico e cultural, com ênfase nas áreas de história e arquivologia.

3º Número da Revista do Arquivo Público

O terceiro número da Revista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo foi disponibilizado online. A edição trouxe o dossiê temático “Africanidades Transatlânticas”, sob a organização do professor da Ufes, Osvaldo Martins Oliveira. Com a proposta de ser uma fonte de conhecimento e pesquisa para a disseminação do saber científico e cultural, com ênfase nas áreas de história e arquivologia, a publicação possui periodicidade semestral e contém artigos acadêmicos, resenhas, reportagens, documentos e fotografias. Os artigos desse número abordaram os negros no Espírito Santo e suas vivências e práticas culturais. A entrevista foi com a professora Patrícia Gomes Rufino Andrade, do Núcleo de Estudos Afro-brasileiros (Neab), que pesquisa, dentre outros temas, a educação quilombola e ações pedagógicas étnico-raciais.

4º Número da Revista do Arquivo Público

Em julho foi divulgado o Edital de chamamento de artigos para compor o quarto número da Revista do APEES.

 

LIVROS DA COLEÇÃO CANAÃ

“Jerônimo Monteiro: sua vida e sua obra”

A história capixaba ganhou uma nova obra de grande relevância para estudos e pesquisas, o livro “Jerônimo Monteiro: sua vida e sua obra” lançado pelo Arquivo Público do Estado no dia 26 de março de 2018. A edição, que faz parte da linha editorial Coleção Canaã do APEES, é uma versão ampliada da original, do ano de 1979, escrita pela historiadora Maria Stella de Novaes. Volume 24 da Coleção Canaã.

“Espírito Santo Indígena”

A presença dos índios na história capixaba, no período de 1798 a 1860, foi o tema do novo livro da Coleção Canaã do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo, “Espírito Santo Indígena”, de Vânia Maria Losada Moreira, lançado no dia 24 de maio na Biblioteca Pública Estadual. A obra analisa a época na qual o Brasil deixou de ser colônia, provocando mudanças nas relações sociais e culturais, que impactaram profundamente a vida dos índios. Volume 25 da Coleção Canaã.

“Sobre Política Capixaba na Primeira República”

Obra da historiadora capixaba Nara Saletto. Neste trabalho, a autora desvenda as forças políticas subjacentes aos processos históricos que condicionaram ou decidiram realizações governamentais na Primeira República, de 1889 a 1930, ampliando o conhecimento sobre as interações de conjunturas políticas nacionais e estaduais. Volume 26 da Coleção Canaã.

“Viagens à Capitania do Espírito Santo”

O historiador Bruno César Nascimento preparou esta obra para comemorar os 200 anos das expedições científicas de Maximiiano Wied-Neuwied e Auguste Saint-Hilaire. O livro trata das memórias de viagens realizadas por esses cientistas em visita ao Espírito Santo logo após a vinda da família real portuguesa ao Brasil em 1808. Volume 27 da Coleção Canaã.

 

MEDIAÇÃO CULTURAL

Exposição “Mapas do Espírito Santo Colonial”

No mês de abril o Arquivo Público lançou a exposição “Mapas do Espírito Santo Colonial” com reproduções de alguns dos mais antigos mapas do Estado - feitos entre 1590 e 1670 - por cartógrafos portugueses, holandeses e italianos.

Exposição “Virgínia Tamanini: memórias de família”

No mês de outubro o Arquivo Público recebeu a Mostra “Virgínia Tamanini: memórias em família” composta por quadros, livros, fotografias, documentos pessoais, dentre outros elementos do acervo da escritora e artista plástica capixaba Virgínia Tamanini. Autodidata, ela foi romancista, musicista, teatróloga, pintora e poetisa.

Exposição “Arquitetura Afetiva”:

Um passeio turístico pela arquitetura do Centro Histórico de Vitória a partir dos bicos de Pena do Wagner Veiga foi tema da exposição “Arquitetura Afetiva”, aberta no dia 28 de novembro de 2018. O registro das fachadas de igrejas e antigos casarios do Centro de Vitória e a riqueza de suas composições e desenhos são mais que a mera representação da arquitetura em si, eles filtram os elementos da história para alimentar a nova arquitetura a partir do olhar peculiar do artista.

Conferência “Trentinos no Brasil”

No dia 26 de abril o APEES recebeu a conferência "Os Trentinos no Brasil: 40 anos de pesquisa" com a participação do sociólogo italiano Renzo M. Grosseli, autor do livro "Colônias Imperiais na Terra do Café".

15º Caminho do Imigrante

No dia 1º de maio mais de duas mil pessoas participaram do “15º Caminho do Imigrante” que rememora os trajetos percorridos pelos primeiros imigrantes no Espírito Santo em um passeio de 30 quilômetros pelas montanhas capixabas. O evento é organizado pelas prefeituras de Santa Teresa e Santa Leopoldina, com o apoio do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

Lançamento do livro “Haveria muito mais para contar”

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo recebeu no dia 02 de junho o lançamento do livro "Haveria muito mais para contar", de Iva Cortelletti. Na publicação, a autora aborda as origens e trajetórias dos seus antepassados italianos, permitindo o resgate e a valorização da memória pelos descendentes.

Semana Nacional de Arquivos

O Arquivo Público, em parceria com a Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes) e a Prefeitura Municipal de Vitória, promoveu a “Semana Nacional de Arquivos” com uma série de palestras e atividades culturais que envolveram as três instituições nos dias 06 a 08 de junho. Foram realizadas as mesas-redondas "Democracia Eletrônica (e-Dem) e Arquivos Digitais" e "Da produção ao recolhimento: interlocuções entre os atores da cadeia de custódia do documento arquivístico" e a palestra “Organize-se para uma vida saudável”. Também ocorreu o “Cineclube Afoxé” com a exibição de curtas-metragens, apresentações de dança da turma de qualificação de dança afro do Museu Capixaba do Negro e do projeto “Versando tambores e congos”.

 

SEGURANÇA PATRIMONIAL E SISTEMA ANTI-INCÊNDIO

O edifício no qual está instalado o Arquivo Público foi reformado entre 2008 e inaugurado no final de 2011, ou seja, as instalações são praticamente novas, em espaços adaptados para acolher o acervo documental, para a realização dos serviços internos ou para o atendimento ao público.

Realizamos ações preventivas de proteção ao acervo, rotineiramente: climatização dos espaços de guarda com controle de umidade e temperatura, restauração de documentos, além da digitalização e microfilmagem para acesso e proteção ao acervo original.

Em 2018 foi instalado o sistema de videomonitoramento (interno e externo) e procedemos com a contratação de serviços para a instalação dos Sensores de Fumaça e Alarmes, que é um sistema de prevenção a incêndio, serviços que serão monitorados em parceria com a Casa Militar do Governo do Estado do Espírito Santo, que ocupa algumas salas do mesmo imóvel. Em dezembro foi publicado o Termo de Cooperação Técnica entre o APEES e a Casa Militar para o monitoramento das atividades de prevenção, segurança patrimonial e combate à incêndio em todo o edifício onde está instalado o APEES.

O Instituto de Obras Públicas do Espírito Santo - IOPES realizou, no fim do ano, a licitação para contratação de empresa de engenharia para dar andamento ao projeto de instalação de “Sprinklers” (aspersores de água) para serem ativados em caso de incêndio, em qualquer ambiente do APEES, dentre outras instalações hidráulicas necessárias, conforme a orientação do Corpo de Bombeiros. O APEES também procedeu com a contração, via Ata de Registro de Preços, de empresa para a realização de serviços de reformas e manutenção predial. 

RELATÓRIO DE GESTÃO REFERENTE AO ANO DE 2017

 

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo – APEES

 

Relatório de gestão abordando aspectos de natureza orçamentária, financeira, fiscal, operacional e patrimonial, organizado de forma que permita uma visão de conformidade e desempenho dos atos de gestão praticados pelos ordenadores de despesa, evidenciando os resultados dos programas desenvolvidos no âmbito de cada órgão. (Artigo 137, II, do RITCEES, aprovado pela Resolução TC nº 261/2013).

 

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) é um órgão de regime especial da administração direta do Governo do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado da Cultura (SECULT), responsável pela gestão documental e guarda dos documentos gerados pelos diversos órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual. A instituição guarda ainda documentos de outras origens, sejam públicas ou privadas. Com base nessas prerrogativas o APEES tem como missão promover a política estadual de arquivos, definida pela legislação arquivística, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental, a fim de garantir ao governo e à população o acesso seguro e eficaz à informação, além de incentivar e produzir conhecimento científico e cultural.

 

Recursos Financeiros

 

O orçamento do ano-exercício de 2017 do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo obteve seus valores aprovados pela lei n° 10.614, de 28 de dezembro de 2016, cuja despesa total fixada inicialmente foi de R$ 1.403.000,00. No decorrer do exercício foi realizado Crédito Suplementar que provocou um acréscimo global da despesa autorizada em 1.606.500,00 (hum milhão, seiscentos e seis mil e quinhentos reais).

 

As despesas empenhadas somaram um total de R$ 1.587.499,23 (hum milhão, quinhentos e oitenta e sete mil, quatrocentos e noventa e nove reais e vinte e três centavos), sendo R$ 867.868,88 (oitocentos e sessenta e sete mil, oitocentos e sessenta e oito reais e oitenta e oito centavos) com Pessoal e Encargos Sociais; R$ 711.104,35 (setecentos e onze mil, cento e quatro reais e trinta e cinco centavos), com Outras Despesas Correntes e R$ 8.526,00 (oito mil, quinhentos e vinte e seis reais) com Investimentos, o que corresponde a 99% do valor fixado.

 

Atendendo as determinações do Governo, através do Decreto Nº 3.755-R de 02 de janeiro de 2015, continuamos com o racionamento das despesas com pessoal, energia elétrica, água, dentre outras.

 

Comparativo da Despesa Fixada com a Despesa Realizada – 2017

 

Recursos Humanos

 

A Coordenação de Recursos Humanos (COREH) é responsável pelos registros e lançamentos dos dados de todos os servidores e estagiários do APEES no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo (SIARHES), pela elaboração e publicação de atos no Diário Oficial, pelo controle de Suprimento de Fundos, pelas licitações e por atividades de integração entre os funcionários. Durante o ano de 2017 o APEES manteve em seus quadros 25 servidores, entre comissionados, efetivos e remanejados e 10 estagiários, distribuídos conforme organograma abaixo: 

 

 

 

Além dos cargos contemplados no organograma acima, o APEES possui dois assessores técnicos, sete agentes de serviço, um historiador, uma arquivista, uma jornalista, um engenheiro civil, um motorista, um chefe de grupo financeiro e oito coordenadores.

 

Atendimento ao Público

 

No ano de 2017 a Instituição atendeu 3.063 consulentes. O atendimento a distância é realizado via site oficial da instituição na internet, por telefone e via Correios. Foram respondidos 3.412 e-mails, sendo a maior parte solicitando informações sobre a imigração. As solicitações de reprodução totalizaram 256 pedidos. Além dos pesquisadores o APEES recebeu 57 visitas escolares, totalizando 946 alunos. Os documentos mais consultados referem-se a temas como imigração, escravidão e política no Espírito Santo, os jornais capixabas, os processos de terras, o acervo fotográfico e o de plantas e mapas.

 

O Projeto “Imigrantes Espírito Santo” é referência nacional no que diz respeito à pesquisa sobre a imigração, com base em fontes primárias custodiadas pelos arquivos. Os dados são atualizados diariamente e podem ser consultados no endereço eletrônico: www.ape.es.gov.br/imigrantes. As informações dizem respeito a imigrantes de diversas nacionalidades, como: Itália, Alemanha, Espanha, Líbano, Síria, Polônia, Portugal, Holanda, Suíça, Áustria que chegaram ao Espírito Santo a partir de 1812.

 

Em 2017 foram emitidos 2.670 “Registros de Entrada de Imigrante”, documento que traz os dados catalogados para cada membro das famílias que colonizaram o Estado, dos quais 1.162 foram entregues aos solicitantes na Sala de Consultas e 395 foram remetidos pelos Correios. O APEES dispõe de um veículo van, adaptado como escritório móvel, para o atendimento aos municípios do interior do Estado e em instituições de ensino, o “Arquivo Itinerante”. No último ano foram 1.113 registros emitidos na Escola Viva em São Pedro, na Universidade Federal do Espírito Santo; Santa Maria de Jetibá; Aracruz; Marechal Floriano e Vila Pavão.

 

Publicações

 

Com a proposta de ser uma nova fonte de conhecimento e pesquisa para a história capixaba foi lançada a “Revista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo”, em versão impressa e on-line. Trata-se de uma parceria com a Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes) para a disseminação do saber científico e da cultura. A publicação tem periodicidade semestral e é composta por artigos acadêmicos, entrevistas, resenhas, reportagens, documentos e fotografias.

 

Biblioteca de Apoio

 

A Biblioteca de Apoio, Maria Stella de Novaes, foi criada para auxiliar a pesquisa junto às fontes documentais primárias. Sua formação deu-se mediante doações de publicações impressas e recolhimentos documentais de outros órgãos, totalizando aproximadamente 23.084 (vinte e três mil e oitenta e quatro) volumes impressos, entre livros, jornais, revistas, recortes, Leis, Decretos, Anais, Publicações Oficiais, Mensagens e Relatórios de Governo. O conteúdo destas publicações está relacionado à história política, social, econômica e cultural do Estado do Espírito Santo.

 

Em 2017 foram inseridos 1080 livros ao acervo e realizadas 500 doações aos consulentes do APEES. Os livros foram selecionados a partir da organização interna do acervo bibliográfico, de exemplares excedentes ou de publicações que não se encaixavam no perfil da biblioteca.

 

 

Comunicação Social

 

 

Uma Assessoria de Comunicação de um órgão público tem a função de dar publicidade às ações institucionais, promovendo as relações da entidade com a imprensa e a sociedade. No Arquivo Público do Estado do Espírito Santo as ações de comunicação são fundamentais para difundir o acervo e ampliar o acesso, tornando a história e a cultura ainda mais próximas dos capixabas.

 

De acordo com os números fornecidos pelo contador do site oficial (www.ape.es.gov.br), em 2017 a página teve 55 mil visualizações. Nele foram inseridas 48 reportagens sobre a instituição. A gestão das redes sociais também faz parte das ações da assessoria. No último ano foram produzidos 155 posts para facebook, que conta com 5977 seguidores e 86 posts para Instagram, atualmente com 718 participantes.

 

Mediação Cultural

 

Por iniciativa do Arquivo Público é realizado anualmente, na data de 1º de Maio, o “Caminho do Imigrante”, que é uma caminhada entre as cidades de Santa Leopoldina e Santa Teresa. O percurso é de 29 km e que conta com a participação de aproximadamente duas mil e quinhentas pessoas a cada ano. A caminhada foi idealizada e estruturada pelo APEES, em 2004, como parte das comemorações dos 130 anos da imigração italiana no Espírito Santo. Em 2017 foi realizada a 14ª edição do evento, que conta com as parcerias dos poderes municipais, escolas, associações dos municípios de Santa Leopoldina e de Santa Teresa.

 

Em 2017 diferentes mediações culturais ocorreram na sede do Arquivo Público. Foram elas: Exposição “100 Anos Luz”, Exposição “Nilge Gouveia da Limeira”, palestra “Onde está sua Vitória?”, Exposição “André Carloni: a arte como memória”, Exposição “Revivendo o Melpômene” e apresentação do coral “Vila-Lobos e convidados”.

 

Conservação e Restauração de Documentos

 

Durante o ano de 2017 a Coordenação de Preservação do Acervo (COPAC) desenvolveu suas atividades em diversas frentes de trabalho, de acordo com as necessidades da instituição, tanto para o atendimento aos usuários do acervo, como para as exigências de conservação e preservação. A coordenação é responsável pelo preparo, higienização, acondicionamento de todos os documentos solicitados pelos consulentes, de acordo com a demanda, para pesquisas na Sala de Consultas. Dentre as ações podemos destacar:

  • Confecção de envelopes de filme de poliéster e papel de reserva alcalina para fotografias do acervo do Presidente Jerônimo Monteiro (1908-1912).

 

  • Procedimentos de higienização e acondicionamento de documentos diversos (tais como: periódicos, documentos manuscritos e cartões) pertencentes ao Museu do Colono de Santa Leopoldina.

 

  • Documentos higienizados, restaurados e desencadernados: caixas de documentos higienizados – 76; documentos restaurados – 4; caixas trocadas por novas – 38; documentos desencadernados – 10; novos embrulhos – 20; páginas restauradas de livros – 600.

 

Coordenação de Reprodução de Documentos

 

A Coordenação de Reprodução de Documentos realiza as suas atividades utilizando-se do laboratório de microfilmagem e de equipamentos de digitalização. Os documentos são reproduzidos em formato digital por meio de câmera fotográfica, de escâneres e de digitalizadoras de microfilmes para a preservação dos originais, divulgação do acervo, além do fornecimento de cópias, conforme a demanda dos consulentes.

Em 2017 foram microfilmados exemplares dos jornais “O Operário do Progresso”, “Gazeta da Vitória” e “O Horizonte”. Além disso, foram refeitos microfilmes do periódico “A Tribuna”, da Delegacia de Ordem Política e Social (DOPS) e do “Diário Oficial” e restaurados microfilmes de processos de terra e relatórios de governo. Ao todo foram microfilmadas 4548 páginas.

 

Acervo Documental

 

A Coordenação de Documentos Escritos, Audiovisuais e Cartográficos - CODEAC é

responsável por realizar atividades concernentes ao tratamento técnico arquivístico nos fundos e coleções, de caráter permanente, guardados pelo APEES. Em 2017, podemos ressaltar as seguintes ações:

 

  • Inventários realizados: Fundo Secretaria de Interior e Justiça (1920-1970) – 504 Caixas; Juízo de Direito da Comarca de Vitória  (1832-1921) – 56 Caixas, 13 livros; Fundo Agricultura (1854 – 1994) – 608 Caixas (parcial); Departamento Estadual de Cultura – 7 Armários -  1.120 pastas (parcial); Pro-pas (parcial); Coleção Terceira Ponte – Relatório Fotográfico (parcial); Inventário, descrição e inserção da Coleção JM – ATOM (parcial).

 

  • Visitas técnicas: Acervo privado Élcio Alvares; Escola Gomes Cardim; Acervo privado Jayme Santos Neves.

 

  • Transcrições documentos: pedidos – 23; número de páginas – 66.

 

  • Recolhimento de acervos: acervo de plantas e mapas da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – 850 unidades documentais.

 

  • Digitalização: acervo Eurico Rezende – 1794 imagens; acervo Saldanha da Gama – 117 imagens; coleção Foto Clube – 45 imagens.

 

Gestão Documental

 

A gestão de documentos é outra atribuição legal do APEES desenvolvida pela Coordenação de Gestão de Documentos. Além de realizar atividades arquivísticas internas, a coordenação presta suporte técnico a todos os órgãos e secretarias do Executivo Estadual, conforme determina a legislação vigente, as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (PROGED).

 

As principais atividades desenvolvidas pela coordenação no âmbito do PROGED em 2017 foram:

 

  • Separação, classificação e organização dos documentos produzidos pelas atividades-meio do período de 1996 a 2016 (1324 documentos).
  •  Separação, classificação e organização dos documentos produzidos pelas atividades-fim do período 1995 a 2004 (255 já trabalhados).

 

  •  Separação de processos a serem eliminados em 2018 (primeira eliminação do APEES).

 

  •  Publicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos das atividades-fim do APEES.

 

  • reuniões com as Comissões de avaliação de documentos(CADS) de todos os órgãos e secretarias;

 

  •  Colaboração nas melhorias do Sistema Eletrônico de Protocolo que serão entregues em 2018;

 

  •  Participação no grupo de trabalho para desenvolvimento do Sistema Administrativo de Processo Eletrônico (SAPE).

 

  • Atualização do Manual de Gestão Documental do PROGED (Status: concluído, passando por normatização);

 

  • Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos das atividades meio do Governo do Estado (Status: em andamento);
  •  Seminário Inovações Tecnológicas na gestão de documentos ( mais de 200 servidores do Executivo Estadual  no auditório do TCE-ES).

 

 

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CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO

Diretor Geral

 

 

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