RELATÓRIO DE GESTÃO REFERENTE AO ANO DE 2017

 

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo – APEES

 

Relatório de gestão abordando aspectos de natureza orçamentária, financeira, fiscal, operacional e patrimonial, organizado de forma que permita uma visão de conformidade e desempenho dos atos de gestão praticados pelos ordenadores de despesa, evidenciando os resultados dos programas desenvolvidos no âmbito de cada órgão. (Artigo 137, II, do RITCEES, aprovado pela Resolução TC nº 261/2013).

 

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) é um órgão de regime especial da administração direta do Governo do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado da Cultura (SECULT), responsável pela gestão documental e guarda dos documentos gerados pelos diversos órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual. A instituição guarda ainda documentos de outras origens, sejam públicas ou privadas. Com base nessas prerrogativas o APEES tem como missão promover a política estadual de arquivos, definida pela legislação arquivística, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental, a fim de garantir ao governo e à população o acesso seguro e eficaz à informação, além de incentivar e produzir conhecimento científico e cultural.

 

Recursos Financeiros

 

O orçamento do ano-exercício de 2017 do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo obteve seus valores aprovados pela lei n° 10.614, de 28 de dezembro de 2016, cuja despesa total fixada inicialmente foi de R$ 1.403.000,00. No decorrer do exercício foi realizado Crédito Suplementar que provocou um acréscimo global da despesa autorizada em 1.606.500,00 (hum milhão, seiscentos e seis mil e quinhentos reais).

 

As despesas empenhadas somaram um total de R$ 1.587.499,23 (hum milhão, quinhentos e oitenta e sete mil, quatrocentos e noventa e nove reais e vinte e três centavos), sendo R$ 867.868,88 (oitocentos e sessenta e sete mil, oitocentos e sessenta e oito reais e oitenta e oito centavos) com Pessoal e Encargos Sociais; R$ 711.104,35 (setecentos e onze mil, cento e quatro reais e trinta e cinco centavos), com Outras Despesas Correntes e R$ 8.526,00 (oito mil, quinhentos e vinte e seis reais) com Investimentos, o que corresponde a 99% do valor fixado.

 

Atendendo as determinações do Governo, através do Decreto Nº 3.755-R de 02 de janeiro de 2015, continuamos com o racionamento das despesas com pessoal, energia elétrica, água, dentre outras.

 

Comparativo da Despesa Fixada com a Despesa Realizada – 2017

 

Recursos Humanos

 

A Coordenação de Recursos Humanos (COREH) é responsável pelos registros e lançamentos dos dados de todos os servidores e estagiários do APEES no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo (SIARHES), pela elaboração e publicação de atos no Diário Oficial, pelo controle de Suprimento de Fundos, pelas licitações e por atividades de integração entre os funcionários. Durante o ano de 2017 o APEES manteve em seus quadros 25 servidores, entre comissionados, efetivos e remanejados e 10 estagiários, distribuídos conforme organograma abaixo: 

 

 

 

Além dos cargos contemplados no organograma acima, o APEES possui dois assessores técnicos, sete agentes de serviço, um historiador, uma arquivista, uma jornalista, um engenheiro civil, um motorista, um chefe de grupo financeiro e oito coordenadores.

 

Atendimento ao Público

 

No ano de 2017 a Instituição atendeu 3.063 consulentes. O atendimento a distância é realizado via site oficial da instituição na internet, por telefone e via Correios. Foram respondidos 3.412 e-mails, sendo a maior parte solicitando informações sobre a imigração. As solicitações de reprodução totalizaram 256 pedidos. Além dos pesquisadores o APEES recebeu 57 visitas escolares, totalizando 946 alunos. Os documentos mais consultados referem-se a temas como imigração, escravidão e política no Espírito Santo, os jornais capixabas, os processos de terras, o acervo fotográfico e o de plantas e mapas.

 

O Projeto “Imigrantes Espírito Santo” é referência nacional no que diz respeito à pesquisa sobre a imigração, com base em fontes primárias custodiadas pelos arquivos. Os dados são atualizados diariamente e podem ser consultados no endereço eletrônico: www.ape.es.gov.br/imigrantes. As informações dizem respeito a imigrantes de diversas nacionalidades, como: Itália, Alemanha, Espanha, Líbano, Síria, Polônia, Portugal, Holanda, Suíça, Áustria que chegaram ao Espírito Santo a partir de 1812.

 

Em 2017 foram emitidos 2.670 “Registros de Entrada de Imigrante”, documento que traz os dados catalogados para cada membro das famílias que colonizaram o Estado, dos quais 1.162 foram entregues aos solicitantes na Sala de Consultas e 395 foram remetidos pelos Correios. O APEES dispõe de um veículo van, adaptado como escritório móvel, para o atendimento aos municípios do interior do Estado e em instituições de ensino, o “Arquivo Itinerante”. No último ano foram 1.113 registros emitidos na Escola Viva em São Pedro, na Universidade Federal do Espírito Santo; Santa Maria de Jetibá; Aracruz; Marechal Floriano e Vila Pavão.

 

Publicações

 

Com a proposta de ser uma nova fonte de conhecimento e pesquisa para a história capixaba foi lançada a “Revista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo”, em versão impressa e on-line. Trata-se de uma parceria com a Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes) para a disseminação do saber científico e da cultura. A publicação tem periodicidade semestral e é composta por artigos acadêmicos, entrevistas, resenhas, reportagens, documentos e fotografias.

 

Biblioteca de Apoio

 

A Biblioteca de Apoio, Maria Stella de Novaes, foi criada para auxiliar a pesquisa junto às fontes documentais primárias. Sua formação deu-se mediante doações de publicações impressas e recolhimentos documentais de outros órgãos, totalizando aproximadamente 23.084 (vinte e três mil e oitenta e quatro) volumes impressos, entre livros, jornais, revistas, recortes, Leis, Decretos, Anais, Publicações Oficiais, Mensagens e Relatórios de Governo. O conteúdo destas publicações está relacionado à história política, social, econômica e cultural do Estado do Espírito Santo.

 

Em 2017 foram inseridos 1080 livros ao acervo e realizadas 500 doações aos consulentes do APEES. Os livros foram selecionados a partir da organização interna do acervo bibliográfico, de exemplares excedentes ou de publicações que não se encaixavam no perfil da biblioteca.

 

 

Comunicação Social

 

 

Uma Assessoria de Comunicação de um órgão público tem a função de dar publicidade às ações institucionais, promovendo as relações da entidade com a imprensa e a sociedade. No Arquivo Público do Estado do Espírito Santo as ações de comunicação são fundamentais para difundir o acervo e ampliar o acesso, tornando a história e a cultura ainda mais próximas dos capixabas.

 

De acordo com os números fornecidos pelo contador do site oficial (www.ape.es.gov.br), em 2017 a página teve 55 mil visualizações. Nele foram inseridas 48 reportagens sobre a instituição. A gestão das redes sociais também faz parte das ações da assessoria. No último ano foram produzidos 155 posts para facebook, que conta com 5977 seguidores e 86 posts para Instagram, atualmente com 718 participantes.

 

Mediação Cultural

 

Por iniciativa do Arquivo Público é realizado anualmente, na data de 1º de Maio, o “Caminho do Imigrante”, que é uma caminhada entre as cidades de Santa Leopoldina e Santa Teresa. O percurso é de 29 km e que conta com a participação de aproximadamente duas mil e quinhentas pessoas a cada ano. A caminhada foi idealizada e estruturada pelo APEES, em 2004, como parte das comemorações dos 130 anos da imigração italiana no Espírito Santo. Em 2017 foi realizada a 14ª edição do evento, que conta com as parcerias dos poderes municipais, escolas, associações dos municípios de Santa Leopoldina e de Santa Teresa.

 

Em 2017 diferentes mediações culturais ocorreram na sede do Arquivo Público. Foram elas: Exposição “100 Anos Luz”, Exposição “Nilge Gouveia da Limeira”, palestra “Onde está sua Vitória?”, Exposição “André Carloni: a arte como memória”, Exposição “Revivendo o Melpômene” e apresentação do coral “Vila-Lobos e convidados”.

 

Conservação e Restauração de Documentos

 

Durante o ano de 2017 a Coordenação de Preservação do Acervo (COPAC) desenvolveu suas atividades em diversas frentes de trabalho, de acordo com as necessidades da instituição, tanto para o atendimento aos usuários do acervo, como para as exigências de conservação e preservação. A coordenação é responsável pelo preparo, higienização, acondicionamento de todos os documentos solicitados pelos consulentes, de acordo com a demanda, para pesquisas na Sala de Consultas. Dentre as ações podemos destacar:

• Confecção de envelopes de filme de poliéster e papel de reserva alcalina para fotografias do acervo do Presidente Jerônimo Monteiro (1908-1912).

 

• Procedimentos de higienização e acondicionamento de documentos diversos (tais como: periódicos, documentos manuscritos e cartões) pertencentes ao Museu do Colono de Santa Leopoldina.

 

• Documentos higienizados, restaurados e desencadernados: caixas de documentos higienizados – 76; documentos restaurados – 4; caixas trocadas por novas – 38; documentos desencadernados – 10; novos embrulhos – 20; páginas restauradas de livros – 600.

 

Coordenação de Reprodução de Documentos

 

A Coordenação de Reprodução de Documentos realiza as suas atividades utilizando-se do laboratório de microfilmagem e de equipamentos de digitalização. Os documentos são reproduzidos em formato digital por meio de câmera fotográfica, de escâneres e de digitalizadoras de microfilmes para a preservação dos originais, divulgação do acervo, além do fornecimento de cópias, conforme a demanda dos consulentes.

Em 2017 foram microfilmados exemplares dos jornais “O Operário do Progresso”, “Gazeta da Vitória” e “O Horizonte”. Além disso, foram refeitos microfilmes do periódico “A Tribuna”, da Delegacia de Ordem Política e Social (DOPS) e do “Diário Oficial” e restaurados microfilmes de processos de terra e relatórios de governo. Ao todo foram microfilmadas 4548 páginas.

 

Acervo Documental

 

A Coordenação de Documentos Escritos, Audiovisuais e Cartográficos - CODEAC é

responsável por realizar atividades concernentes ao tratamento técnico arquivístico nos fundos e coleções, de caráter permanente, guardados pelo APEES. Em 2017, podemos ressaltar as seguintes ações:

 

• Inventários realizados: Fundo Secretaria de Interior e Justiça (1920-1970) – 504 Caixas; Juízo de Direito da Comarca de Vitória  (1832-1921) – 56 Caixas, 13 livros; Fundo Agricultura (1854 – 1994) – 608 Caixas (parcial); Departamento Estadual de Cultura – 7 Armários -  1.120 pastas (parcial); Pro-pas (parcial); Coleção Terceira Ponte – Relatório Fotográfico (parcial); Inventário, descrição e inserção da Coleção JM – ATOM (parcial).

 

• Visitas técnicas: Acervo privado Élcio Alvares; Escola Gomes Cardim; Acervo privado Jayme Santos Neves.

 

• Transcrições documentos: pedidos – 23; número de páginas – 66.

 

• Recolhimento de acervos: acervo de plantas e mapas da Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos – 850 unidades documentais.

 

• Digitalização: acervo Eurico Rezende – 1794 imagens; acervo Saldanha da Gama – 117 imagens; coleção Foto Clube – 45 imagens.

 

Gestão Documental

 

A gestão de documentos é outra atribuição legal do APEES desenvolvida pela Coordenação de Gestão de Documentos. Além de realizar atividades arquivísticas internas, a coordenação presta suporte técnico a todos os órgãos e secretarias do Executivo Estadual, conforme determina a legislação vigente, as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (PROGED).

 

As principais atividades desenvolvidas pela coordenação no âmbito do PROGED em 2017 foram:

 

• Separação, classificação e organização dos documentos produzidos pelas atividades-meio do período de 1996 a 2016 (1324 documentos).
•  Separação, classificação e organização dos documentos produzidos pelas atividades-fim do período 1995 a 2004 (255 já trabalhados).

 

•  Separação de processos a serem eliminados em 2018 (primeira eliminação do APEES).

 

•  Publicação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos das atividades-fim do APEES.

 

• reuniões com as Comissões de avaliação de documentos(CADS) de todos os órgãos e secretarias;

 

•  Colaboração nas melhorias do Sistema Eletrônico de Protocolo que serão entregues em 2018;

 

•  Participação no grupo de trabalho para desenvolvimento do Sistema Administrativo de Processo Eletrônico (SAPE).

 

• Atualização do Manual de Gestão Documental do PROGED (Status: concluído, passando por normatização);

 

• Atualização do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de documentos das atividades meio do Governo do Estado (Status: em andamento);
•  Seminário Inovações Tecnológicas na gestão de documentos ( mais de 200 servidores do Executivo Estadual  no auditório do TCE-ES).

 

 

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CILMAR CESCONETTO FRANCISCHETTO

Diretor Geral