RELATÓRIO DE GESTÃO REFERENTE AO ANO DE 2016

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES

 

Relatório de gestão abordando aspectos de natureza orçamentária, financeira, fiscal, operacional e patrimonial, organizado de forma que permita uma visão de conformidade e desempenho dos atos de gestão praticados pelos ordenadores de despesa, evidenciando os resultados dos programas desenvolvidos no âmbito de cada órgão. (Artigo 137, II, do RITCEES, aprovado pela Resolução TC nº 261/2013).

 

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo - APEES é um órgão de Regime Especial da administração direta do Governo do Estado do Espírito Santo, vinculado à Secretaria de Estado da Cultura - SECULT. É responsável pela gestão documental e guarda dos documentos gerados pelos diversos órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual, classificados conforme a procedência, formando assim os fundos documentais, sendo estes preservados em caráter definitivo, em função do seu valor probatório, histórico ou informativo. A instituição guarda ainda documentos de outras origens, sejam públicas ou privadas.

Com base nessas prerrogativas o APEES tem como missão promover a política estadual de arquivos, definida pela legislação arquivística, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Estado do Espírito Santo, a fim de garantir ao governo e à população o acesso seguro e eficaz à informação, além de incentivar e produzir conhecimento científico e cultural.

 

Recursos Financeiros

O orçamento do ano-exercício de 2016 do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo obteve seus valores aprovados pela lei n° 10.942, de 15 de janeiro de 2016, cuja despesa total fixada inicialmente foi de R$ 1.636.000,00. No decorrer do exercício foi realizado Crédito Suplementar que provocou um acréscimo global da despesa autorizada em 1.768.422,31 (hum milhão, setecentos e sessenta e oito mil, quatrocentos e vinte e dois reais e trinta e um centavos).

As despesas empenhadas somaram um total de R$ 1.432.397,04 (hum milhão, quatrocentos e trinta e dois mil, trezentos e noventa e sete reais e quatro centavos), sendo R$ 838.837,58 com Pessoal e Encargos Sociais e R$ 497.034,77 (quatrocentos e noventa e sete mil, trinta e quatro reais e setenta e sete centavos), com Outras Despesas Correntes, tendo-se apurado uma economia orçamentária no valor de R$ 336.025,27 (trezentos e trinta e seis mil, vinte e cinco reais e vinte e sete centavos), o que corresponde a 19% do valor fixado.

Atendendo as determinações do Governo através do Decreto Nº 3.755-R, de 02 de janeiro de 2015, continuamos com o racionamento das despesas, com pessoal, energia elétrica, água, dentre outras ações.

 

Comparativo da Despesa Fixada com a Despesa Realizada – 2016

 

Unidade Gestora/Fonte/Função	Dotação Inicial	Dotação Atualizada	Despesas Empenhadas	Despesas Liquidadas	Despesas Orçamentárias Pagas

Fonte: Secretaria de Estado da Fazenda SEFAZ – Governo do Estado do Espírito Santo

 

Recursos Humanos

 

A Coordenação de Recursos Humanos – COREH é responsável pelos registros e lançamentos dos dados de todos os servidores do APEES no Sistema Integrado de Administração de Recursos Humanos do Espírito Santo – SIARHES, pela elaboração e publicação de atos no Diário Oficial, pelo controle de Suprimento de Fundos. Além dessas atribuições, a titular do cargo é responsável pela fiscalização de diversos contratos, e membro de comissões internas, pregoeira da Comissão de Licitação do órgão e coordena atividades de integração entre os servidores da instituição.

Durante o ano de 2016 o APEES manteve em seus quadros 24 servidores, entre comissionados, efetivos e remanejados, além de nove estagiários.

Atualmente os servidores estão distribuídos conforme organograma abaixo:

 

 

Além dos cargos contemplados no organograma acima, o APEES possui dois assessores técnicos, cinco agentes de serviço, um historiador, uma arquivista, uma jornalista e dois assistentes técnicos, totalizando 24 servidores.

 

Atendimento ao público

 

No ano de 2016 a Instituição atendeu 2.659 consulentes, com 492 solicitações de consulta a documentos de diversos assuntos. O atendimento à distância é realizado via site oficial da instituição na internet, por telefone e via Correios. Foram respondidos 918 e-mails, de temas variados e 1.564 referentes aos dados sobre imigrantes.

Inicialmente os interessados pesquisam no site da instituição para obter as informações necessárias para realizar a pesquisa e sobre os procedimentos de acesso aos documentos a serem manuseados na Sala de Consultas. De acordo com os números fornecidos pelo contador do site (Google Analytics), desde a publicação do novo site, no dia 18 de julho até 31 de dezembro, foram realizadas 32.563 consultas à página.

Além dos pesquisadores o APEES recebeu 29 visitas escolares, totalizando 531 alunos do ensino médio.

Os documentos mais consultados referem-se a temas como imigração e escravidão no Espírito Santo, os periódicos capixabas, os processos de terras, o acervo fotográfico, o acervo de plantas e mapas, dentre outros acervos, em diversos suportes. As solicitações de reprodução totalizaram 281 pedidos para digitalizações.

Foram emitidos 3.451 “Registros de Entrada de Imigrante”, dos quais 966 foram entregues aos solicitantes diretamente na Sala de Consultas e 321 foram remetidos pelos Correios. Outros 2.164 foram entregues aos solicitantes durante as atividades do Arquivo Itinerante no interior do Estado, nas seguintes localidades: Itapina (Colatina), Itarana, Aracruz, Araguaia (Marechal Floriano) e em Vila Pavão. A equipe do Arquivo Itinerante também prestou atendimento durante a III Feira Literária Capixaba, na Fábrica de Ideias, em Jucutuquara e por duas ocasiões, em frente ao Restaurante Universitário da Universidade Federal do Espírito Santo – UFES.

O Projeto “Imigrantes Espírito Santo” é referência nacional no que diz respeito à pesquisa sobre a imigração, com base em fontes primárias custodiadas pelos arquivos. Os dados são atualizados diariamente e podem ser consultados no endereço eletrônico: www.ape.es.gov.br/imigrantes. As informações dizem respeito a imigrantes de diversas nacionalidades, como: Itália, Alemanha, Espanha, Líbano, Síria, Polônia, Portugal, Holanda, Suíça, Áustria que chegaram ao Espírito Santo a partir de 1812.

O APEES dispõe de um veículo van, adaptado como escritório móvel, para o atendimento aos municípios do interior do Estado, que é o programa Arquivo Itinerante. Deste modo, os descendentes dos imigrantes têm a oportunidade de pesquisar a história dos seus antepassados em sua própria cidade.

 

Publicações

 

Em 2016 foram lançados dois volumes da Coleção Canaã: “Negros no Espírito Santo” (segunda edição, vol. 22) de Cleber Maciel e “Raízes da Imigração Alemã: história e cultura alemã no Estado do Espírito Santo” (vol. 23), de Helmar Rölke.

 

A trajetória histórica dos negros nas terras capixabas é o tema da obra “Negros no Espírito Santo”. Cléber Maciel afirmou – na introdução – que o seu objetivo é abordar as origens africanas, bem como a escravidão, as contribuições culturais e o racismo e, por meio desses elementos, repensar o papel que os negros desempenham frente à sociedade brasileira. O livro "Raízes da Imigração Alemã,” por sua vez, traz o resgate da memória da imigração alemã em terras capixabas e referências para o entendimento da cultura dos germânicos que colonizaram o Estado, especialmente os pomeranos, que formam o maior grupo entre os imigrantes das diversas províncias do antigo Império Alemão que entraram no Espírito Santo a partir de 1847.

 

Os eventos de lançamento dos livros foram realizados no Salão São Tiago, no Palácio Anchieta, no mês de agosto. Nas duas ocasiões o espaço esteve completamente lotado e foram distribuídos 500 exemplares de cada publicação aos participantes dos eventos. Atualmente, estão em fase de edição os seguintes livros: “Espírito Santo Indígena” de Vânia Losada e a segunda edição da obra “Jerônimo Monteiro: sua vida e sua obra”, da historiadora Maria Stella de Novaes.

Além da versão impressa dos livros, os mesmos são disponibilizados em formato PDF no site da instituição, ou seja, tanto os impressos quanto os digitais são distribuídos gratuitamente ao público. Outras obras raras foram digitalizadas e também estão disponíveis no site do APEES na aba Biblioteca de Apoio – Biblioteca Digital – Livros Históricos.

 

Biblioteca de Apoio

 

A Biblioteca de Apoio, Maria Stella de Novaes, foi criada para auxiliar a pesquisa junto às fontes documentais primárias. Sua formação deu-se mediante doações de publicações impressas e recolhimentos documentais de outros órgãos, totalizando aproximadamente 23.084 (vinte e três mil e oitenta e quatro) volumes impressos, entre livros, jornais, revistas, recortes, Leis, Decretos, Anais, Publicações Oficiais, Mensagens e Relatórios de Governo. O conteúdo destas publicações está relacionado à história política, social, econômica e cultural do Estado do Espírito Santo.

Em 2016 foram realizadas 2.402 doações de livros aos consulentes do APEES. Os livros foram selecionados a partir da organização interna do acervo bibliográfico, de exemplares excedentes ou de publicações que não se encaixavam no perfil da biblioteca.

Foi organizado o acervo de livros doados pelo ex-Governador Vitor Buaiz e produzido o Catálogo dos Microfilmes, além do apoio à organização de parte do acervo fotográfico da sala de documentos especiais.

 

Comunicação

 

Em 2016 a Comunicação Social do Arquivo Público teve como principal destaque o lançamento do novo site (www.ape.es.gov.br), que promoveu uma melhor e mais dinâmica interação com os pesquisadores. Ao todo foram produzidas 52 matérias, divulgadas no novo portal e também nos sites da Secretaria de Estado da Cultura e do Governo do Estado, que deram publicidade às ações realizadas.

Para a divulgação das atividades do órgão também são utilizadas as redes sociais, com ênfase para o Facebook e o Instagram. Em 2016 o APEES atingiu a marca de 4.647 seguidores na página da instituição no Facebook, com uma média de 1.500 visualizações nos 127 posts publicados. No Instagram, com 465 seguidores, foram realizadas 53 inserções.

 

 

Mediação Cultural

 

Por iniciativa do Arquivo Público é realizado anualmente, na data de 1º de Maio, o evento Caminho do Imigrante, que é uma caminhada entre as cidades de Santa Leopoldina e Santa Teresa. O percurso é de 29 km e que conta com a participação de aproximadamente duas mil e quinhentas pessoas a cada ano. A caminhada foi idealizada e estruturada pelo APEES, em 2004, como parte das comemorações dos 130 anos da imigração italiana no Espírito Santo. Em 2016 foi realizada a 13ª edição do evento, que conta com as parcerias dos poderes municipais, escolas, associações dos municípios de Santa Leopoldina e de Santa Teresa. As informações sobre o evento encontram-se disponíveis no site www.caminhodoimigrante.es.gov.br onde também são realizadas as inscrições.

Em 2016 diversas mediações culturais ocorreram na sede do Arquivo Público. Foram elas: exposição "Vitória Antiga: uma viagem no tempo", com imagens da capital capixaba; lançamento do documentário “Capixabas mortos e desaparecidos durante a ditadura militar” de Flavio Sarlo; Mostra Fotográfica sobre a trajetória do Ministério Público do Estado; a atividade “A cultura negra no Brasil: o legado do povo Iorubá”, na qual ocorreram palestras, exibição de vídeos, exposição de documentos históricos e oficina de confecção de bonecas Abayomi, voltada aos alunos da “Escola Estadual de Ensino Fundamental e Médio Maria Ortiz”; lançamento do livro "Os Caus/z: a trajetória de uma família camponesa da Itália para a América" de Celso Luiz Caus; Mostra “Memórias da Dança”, inserida no projeto de exposição dos documentos que compõem o acervo da instituição; exibição de filmes do projeto “Arquivo em Cartaz” do Arquivo Nacional, com um bate-papo sobre memória e preservação de documentos audiovisuais; o trabalho “Vitória no Túnel do Tempo”, que reuniu os participantes do “Centro de Convivência da Terceira Idade-Unidade Centro” na sede do APEES para conhecerem imagens antigas da capital capixaba; a exposição “Os Mamíferos e a Contracultura – uma viagem pela cena musical do Espírito Santo nos anos 60 e 70” que mostrou a história da primeira banda autoral Estado, que marcou época pela irreverência e qualidade musical; a apresentação do primeiro aplicativo do mundo que traduz a língua, o “Aprenda Pomerano e a “Noite musical” com o Coral Villa-Lobos da Faculdade de Música do Espírito Santo  - FAMES e convidados.

 

 

Conservação e Restauração de Documentos

Durante o ano de 2016 a Coordenação de Preservação do Acervo - COPAC desenvolveu

suas atividades em diversas frentes de trabalho, de acordo com as necessidades da instituição, tanto para o atendimento aos usuários do acervo, como para as exigências de conservação e preservação. A coordenação é responsável pelo preparo, higienização, acondicionamento de todos os documentos solicitados pelos consulentes, de acordo com a demanda, para pesquisas na Sala de Consultas.

Foram realizados diversos procedimentos de restauração, conservação e reparos em documentos do acervo, entre os quais: atas de eleições – TRE, documentos do DOPS, envelopes, gravuras, documentos do Fundo Governadoria, Registros de Nascimento de Vitória, referentes aos anos de 1945 a 1970; remoção da encadernação de códices manuscritos para restauro e reparos diversos, com a finalidade de possibilitar a sua microfilmagem de preservação; higienização, confecção de caixas e de capas em papel alcalino para acondicionamento de documentos e também de livros da biblioteca de apoio Maria Stella de Novaes.

 A COPAC realizou visita técnica ao BANDES, a fim de auxiliar a conservação do acervo do arquivo e da biblioteca da instituição. Além disso, acompanhou visitas técnicas a outros arquivos de secretarias e órgãos do Governo do Estado para orientação quanto à preservação dos documentos.

Além das atribuições rotineiras, a COPAC também participa na curadoria para montagem das exposições realizadas na Sala de Consultas da instituição e participa na organização dos demais eventos de mediação cultural realizados pelo APEES.

 

Reprodução de Documentos

 

A Coordenação de Reprodução de Documentos - CORED, com o apoio da Coordenação de Acesso à Informação - COACIN e da Coordenação de Tecnologia da Informação  -COTEIN realizam a reprodução de documentos utilizando-se do laboratório de microfilmagem e de equipamentos de digitalização. Os documentos são reproduzidos em formato digital por meio de câmera fotográfica, de escâneres e de digitalizadoras de microfilmes para a preservação dos originais, divulgação do acervo, além do fornecimento de cópias conforme a demanda dos consulentes.

Em 2016 foram microfilmados os exemplares do jornal A Tribuna dos anos de 1983 a 1984 totalizando 7.256 páginas; 246 páginas do jornal O Muniz Freire, de 1971 a 2004 e reproduzidas 945 páginas de documentos do Fundo da Delegacia de Ordem Política e Social (DOPS).

Foram atendidas 288 solicitações de reprodução de documentos, totalizando 5.527 registros digitais: sendo: 31 solicitações de reprodução de imagens em negativos gerando 1.257 arquivos; por meio da fotografia foram atendidos 161 pedidos, perfazendo 1.605 imagens digitais e as digitalizações de microfilmes geraram 2.265 arquivos, referentes a 89 solicitações.

 

 

Acervo Documental

 

A Coordenação de Documentos Escritos, Audiovisuais e Cartográficos - CODEAC é responsável por realizar atividades concernentes ao tratamento técnico arquivístico nos fundos e coleções, de caráter permanente, guardados pelo APEES.

Realizou no ano de 2016 a conferência e atualização dos catálogos das séries Accioly, 751 e 383, pertencentes ao Fundo Governadoria, que abrangeu aproximadamente 1.200 livros.

Foi revisado o Catálogo Seletivo de Documentos da História da Escravidão no Espírito Santo, que possibilitará aos pesquisadores interessados nesse tema utilizar um único instrumento que reúne os diversos fundos e coleções sob custódia do APEES, referentes ao período de 1770 a 1888.

Foram inseridos em uma base de dados quase dez mil prontuários policiais oriundos da Polícia Civil, gerando uma ferramenta de busca que visa facilitar as pesquisas sobre o assunto e a recuperação das informações.

Nesse sentido, também foram indexados aproximadamente quatro mil processos de terras de modo a permitir o controle e agilizar as buscas por documentos pertencentes ao Fundo Agricultura, 3ª Série.

Foi finalizado o trabalho de digitalização dos 914 dossiês que compõem o Fundo DOPS, cujas imagens (mais de dez mil páginas) foram lançadas no banco de dados Memórias Reveladas, que concentra os acervos referentes ao período de 1964 a 1985, custodiados por diversas instituições arquivísticas do Brasil. Também foi iniciada a digitalização, por meio de fotografia, das Fichas de Identificação deste fundo documental, que correspondem a aproximadamente vinte mil unidades e estão sendo inseridas na mesma base de dados.

Foi elaborado o instrumento de pesquisa do acervo Eurico Rezende, composto por 1.804 fotografias do período de 1979 a 1983, que também foram digitalizadas e estão disponíveis para consulta no site do APEES. Também foi disponibilizado o instrumento de pesquisa para as fotografias que compõem o acervo do Clube de Regatas Saldanha da Gama, que totalizam 117 imagens, disponíveis em meio digital e em suporte papel. O acervo foi doado em 13 de abril pelo Museu de Arte do Espírito Santo (Maes).

Em 27 de agosto o professor, historiador capixaba, João Euripedes Franklin Leal doou à instituição parte do acervo pessoal da professora e escritora Maria Stella de Novaes que passou a integrar a coleção homônima sob a guarda do APEES.

O APEES também recebeu da Galeria Homero Massena a doação de 21 fotografias que retratam o cotidiano dos imigrantes e descendentes de famílias pomeranas. As imagens foram registradas por Ervin Kerchoff, no início do século XX, em Santa Leopoldina e em Santa Maria de Jetibá.

Em 28 de novembro foi assinado o termo para devolução do acervo do fundo TRE – Tribunal Regional Eleitoral à Justiça Eleitoral, que esteve sob a custódia do APEES, desde 1938. O acervo foi reintegrado ao seu organismo produtor, por solicitação do TRE-ES, para compor o memorial do órgão. Em contrapartida o TRE-ES deverá disponibilizar uma cópia digitalizada de todo o acervo ao APEES.

No decorrer do ano foram emitidas 26 transcrições de inteiro teor e disponibilizados 492 códices para pesquisa aos consulentes, mediante solicitação de acesso ao acervo por meio do atendimento na Sala de Consultas.

 

Tecnologia da Informação

 

Foi instalado em 2016 um importante sistema para a gestão de documentos arquivísticos, o sofware de uso livre, ATOM. O programa foi desenvolvido pelo Conselho Internacional de Arquivos – ICA (sigla em inglês) e disponibilizado gratuitamente via web. Vários arquivos do país e do mundo utilizam esse sistema, a exemplo dos arquivos públicos de São Paulo, do Rio de Janeiro, além do Arquivo Nacional. O programa é largamente utilizado pelas universidades para o ensino e prática de indexação aos estudantes dos cursos de Arquivologia.

O software ATOM é totalmente voltado ao ambiente web, com suporte em vários idiomas e se destina a auxiliar as atividades de descrição arquivística em conformidade com os padrões do Conselho Internacional de Arquivos. Foi desenvolvido para ser utilizado em conjunto com outras ferramentas de código aberto: Apache, MySQL, Hypertext Preprocessor (PHP), Symfony e Qubit Toolkit. Sua primeira versão foi lançada em 2006. Ou seja, há dez anos o programa vem sendo testado, utilizado e atualizado por diversos parceiros e colaboradores. Conta, portanto, com uma respeitável credibilidade entre seus usuários.

No primeiro semestre o APEES migrou todo o seu banco de dados informatizado de seu servidor próprio para o servidor do PRODEST, fazendo o espelhamento dos arquivos para garantir o back-up de segurança dos seus documentos digitais.

Foi lançado o novo site da instituição, aplicado ao lay-out desenvolvido pelo PRODEST, segundo as normas da Superintendência Estadual da Comunicação - SECOM. A nova página também foi reestruturada para atender às prerrogativas da Lei de Acesso à Informação - LAI.

Além do site oficial do órgão, o setor de informática também é responsável pela manutenção e atualização dos sites do Projeto Imigrantes, do Caminho do Imigrante e do Programa de Gestão Documental - PROGED. A coordenação também desenvolve itens de programação visual que dão suporte à divulgação dos diversos eventos de cunho cultural desenvolvido pela instituição.

 

 

Gestão Documental

 

A gestão de documentos é outra atribuição legal do APEES desenvolvida pela Coordenação de Gestão de Documentos - COGED. Além de realizar atividades arquivísticas internas, a coordenação presta suporte técnico a todos os órgãos e secretarias do Executivo Estadual, conforme determina a legislação vigente, as diretrizes do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ e o Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo – PROGED. 

As principais atividades desenvolvidas pela coordenação no âmbito do PROGED em 2016 foram:

- Capacitação: através de uma parceria entre o APEES, a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos - SEGER e a Escola de Serviço Público do Espírito Santo - ESESP, mais de 250 servidores dos diversos órgãos do executivo estadual receberam treinamento por meio de três módulos: Gestão Documental Aplicada, Avaliação e Classificação de Documentos de Arquivo e Procedimentos de Protocolo, contribuindo assim para a eficiência da Gestão Documental da administração pública.

- Eliminação de Documentos: no ano de 2016, muitos documentos com prazos de guarda expirados foram eliminados: 494 caixas (box),  377.771 avulsos, 92.064 processos, 2.462 quilos de blocos de anotação, dentre outros.

- Criação de dois grupos técnicos de trabalho para a atualização do Manual de Gestão Documental, do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de Documentos das atividades-meio do Governo do Estado do Espírito Santo.

- Total de atendimentos realizados voltados ao suporte técnico: 1.231 (via email, telefone, parecer técnico e visitas técnicas).

 

Constituição do Arquivo Central do Governo do Estado do Espírito Santo

Os resultados apurados pelo Diagnóstico Arquivístico dos Órgãos e Secretarias do Governo do Estado do Espírito Santo, realizado pelo APEES, entre 2015 e 2016, revelaram a real necessidade de se efetivar ações coletivas, no âmbito do Poder Executivo Estadual, a fim de se buscar soluções para a situação crítica dos documentos correntes e intermediários, o que foi verificada na maioria dos órgãos estaduais.

De modo geral, observou-se um acúmulo de documentos, sem qualquer classificação arquivística, em espaços físicos inadequados e insuficientes. Os recursos humanos para a área são escassos, pouco capacitados e sem formação específica para a prática eficaz da gestão documental. Consequentemente, tal conjuntura obriga os órgãos a buscarem alternativas na iniciativa privada para a solução desses problemas.

Nesse sentido, verificou-se um crescente gasto com a guarda terceirizada e serviços inerentes ao acesso, reprodução, classificação desses documentos, que deveriam estar sob o controle do poder público (Governo do Estado) e não sob a custódia de terceiros, conforme preconizam a legislação arquivística federal (Lei 8.159) e as orientações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

Dos 54 órgãos onde foi aplicado o Diagnóstico, 17 contrataram empresas privadas para a guarda de documentos no período de 2006 a 2015 e algumas secretarias mantêm espaços alugados para o arquivamento dos seus processos. No geral, esse volume corresponde a aproximadamente 370 mil caixas de documentos.

Conforme se verificou no estudo realizado pelo APEES e também se pode apurar no site do Portal da Transparência (transparencia.es.gov.br), os gastos com serviços terceirizados de arquivo saltaram de R$ 40.247,88 (quarenta mil, duzentos e quarenta e sete reais e oitenta e oito centavos, em 2006, para R$ 11.039.227,88 (onze milhões, trinta e nove mil, duzentos e vinte e sete reais e oitenta e oito centavos) no ano de 2016, sendo que o valor despendido pelos órgãos do governo estadual atingiu o ápice de R$ 12.372.841,86 (doze milhões, trezentos e setenta e dois mil, oitocentos e quarenta e um reais e oitenta e seis centavos), em 2014. Válido ressaltar que, mesmo com o desenvolvimento das modernas técnicas da Tecnologia da Informação, no que diz respeito à documentação digital, verifica-se o crescente aumento da massa documental, em suporte papel, na administração pública do Estado.

Durante a aplicação do Diagnóstico e as ações paralelas do Programa de Gestão de Documentos - PROGED foram verificadas diversas demandas pela melhoria dos serviços de arquivo. Uma das soluções apontadas foi a estruturação de um “arquivo único”, onde se pudesse reunir em um espaço comum, devidamente adequado a esse fim, todos os documentos de guarda intermediária dos órgãos, empresas públicas e secretarias do governo estadual. Vale ressaltar que tal proposta já era objeto de estudo do Comitê Gestor do PROGED, desde sua efetivação, em 2005. Com esse intuito, em 2010 foi aberto um processo pela SEGER (nº 48857203, de 09/04/2010) objetivando a contratação de empresa especializada em consultoria visando à elaboração de Termo de Referência para a implantação do Arquivo Unificado do Governo do Estado.

A proposta de constituição do Arquivo Central surge então da necessidade de se abrigar em um único espaço os documentos e processos que se encontra na fase intermediária (em alguns dos casos na fase corrente) dos órgãos e secretarias do Governo do Estado. Atualmente essa massa documental está depositada em locais impróprios, às vezes insalubres e sem qualquer arranjo arquivístico e tecnológico. Verifica-se também a falta de materiais, de mobiliários, de equipamentos de segurança necessários, obstruindo e até mesmo impossibilitando o acesso às informações, bem como a sua perda, em alguns casos, trazendo prejuízo aos cidadãos e ao próprio Estado.

Deste modo, observando-se o custo-benefício, os aspectos de logística, legalidade, eficiência, necessidade de espaço físico, organização, classificação, custódia, celeridade e segurança na recuperação das informações, dos documentos produzidos pelo Governo do Estado do Espírito Santo, o APEES vem propor a estruturação do Arquivo Central.

A constituição do Arquivo Central do Governo do Estado do Espírito Santo é um projeto inovador que traz pretensões grandiosas em termos de Gestão Documental, pois objetiva racionalizar as antigas práticas de guarda de documentos do Poder Executivo Estadual.

O anseio maior desta proposta é a implementação de uma nova política pública da gestão arquivística do Estado do Espírito Santo, rompendo os paradigmas atuais, na construção de um novo modelo de ação para o setor de guarda documental.

Esta ação trará diversos benefícios do ponto de vista econômico e social, pois o ônus destes serviços tende a se reduzir, em relação aos gastos atuais, destinando os recursos excedentes para áreas de grande interesse da sociedade capixaba.

Além do que já foi citado, ressalta-se que haverá a ampliação do grau de profissionalismo e aparelhamento técnico operacional para que o atual Arquivo Público preste serviços de maior excelência para toda a sociedade capixaba, melhorando ainda mais os níveis de trabalhos ora executados.

Além da transparência na gestão pública dos documentos, estabelecidas pela Lei de Acesso à Informação – LAI, a constituição do Arquivo Central vem atender outras determinações legais quanto ao tratamento adequado da documentação pública, especialmente o que preconizam a Lei 8.159, de 08 de janeiro de 1991, (Lei de Arquivos), as determinações do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ e a Lei Estadual Complementar nº 370, de 06 de julho de 2006, que define as atribuições do APEES em seus aspectos regimentais.

Válido ressaltar ainda que, para que o Governo do Espírito Santo possa avançar na estruturação de sistemas informatizados de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED (e-Gov, Governo sem Papel) é imperativo institucionalizar, em todas as suas instâncias, a eficácia na gestão dos documentos, ora em tramitação, e que deverão ser guardados até a sua destinação final, após o cumprimento dos seus prazos de guarda.

Trata-se pois de um projeto inovador, de alcance nacional, que coloca o Estado do Espírito Santo na vanguarda quanto ao tratamento dos seus documentos, na proteção, na organização, na preservação e na segurança das informações às atuais e às futuras gerações.