Relatório de gestão abordando aspectos de natureza orçamentária, financeira, fiscal, operacional e patrimonial, organizado de forma que permita uma visão de conformidade e desempenho dos atos de gestão praticados pelos ordenadores de despesa, evidenciando os resultados dos programas desenvolvidos no âmbito de cada órgão. (Artigo 137, II, do RITCEES, aprovado pela Resolução TC nº 261/2013).

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) é um órgão de regime especial da administração direta do Governo do Estado do Espírito Santo - APEES, vinculado à Secretaria de Estado da Cultura – SECULT, responsável pela gestão documental e guarda dos documentos gerados pelos diversos órgãos e secretarias do Poder Executivo Estadual, classificados conforme a procedência, formando assim os fundos documentais, sendo estes preservados em caráter definitivo, em função do seu valor probatório, histórico ou informativo. A instituição guarda ainda documentos de outras origens, sejam públicas ou privadas.

Com base nessas prerrogativas o APEES tem como missão promover a política estadual de arquivos, definida pela legislação arquivística, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do Estado do Espírito Santo, a fim de garantir ao governo e à população o acesso seguro e eficaz à informação, além de incentivar e produzir conhecimento científico e cultural.

Em 23 de setembro de 2015 foi nomeado como Diretor Geral o jornalista e historiador, Cilmar Cesconetto Francischetto, que então atuava como Diretor Técnico, servidor da instituição desde 1995, em substituição ao cientista social, Cledison de Lima. Também foi nomeado o economista Augusto Cesar Gobbi Fraga para o cargo de Diretor Técnico Administrativo (criado com a união dos cargos de Diretor Técnico e Diretor Administrativo). Ao todo a instituição manteve em seus quadros, durante o ano de 2015, 24 servidores, entre comissionados, efetivos e remanejados, e 14 estagiários.

No exercício de 2015, contamos com um orçamento anual inicial de R$ 1.751.662,00 (hum milhão, setecentos e cinquenta e um mil, seiscentos e sessenta e dois reais), que custeou em mais de 90% (noventa por cento) a folha de pagamento e as despesas correntes, restando menos de 10% (dez por cento) para os investimentos e divulgação institucional. Vale resaltar que realizamos investimentos extras em exercícios anteriores, como a reforma da nova Sede e aquisição de novos mobiliários e equipamentos. Foram empenhados no exercício de 2015 90% (noventa por cento) do orçamento previsto, devido à especificidade dos equipamentos e materiais necessários ao APEES.

Atendendo às determinações do Governo do Estado, o Arquivo Público realizou diversas ações internas com vistas ao corte de despesas de no mínimo 20% em relação aos valores investidos no ano de 2014, conforme estabeleceu o Decreto Nº 3755-R, de 02 de janeiro de 2015. Deste modo, foram renegociados os contratos, incluindo a devolução de um automóvel alugado, economia de energia elétrica e água, dentre outras ações com o objetivo de atender às determinações do Comitê de Controle de Gastos do Governo do Estado.

No ano de 2015 a Instituição atendeu 2.407 consulentes, que pesquisaram diferentes temas como a imigração, a escravidão, os periódicos capixabas, os processos de terras, o acervo fotográfico, o acervo de plantas e mapas, dentre outros assuntos e documentos em diversos suportes. Além dos pesquisadores o APEES recebeu 30 visitas de escolas, totalizando 609 alunos do ensino médio. As solicitações de reprodução de documentos totalizaram 291 pedidos de digitalizações e foram emitidos 1.142 Registros de Entrada de Imigrante entregues aos solicitantes diretamente na Sala de Consultas ou remetidas via Correios. Por e-mail foram totalizados 1.689 atendimentos. As consultas ao acervo documental totalizaram 539 pedidos.

Em 2015 foi lançado o livro: “Índios Botocudos do Espírito Santo no século XIX” de Paul Ehrenreich. Está em andamento a produção da segunda edição do livro: “Negros no Espírito Santo” de Cleber Maciel e edições inéditas dos livros: “Espírito Santo Indígena”, de Vania Losada” e Raízes da Imigração Alemã, de Helmar Rölke.

Outra ação de destaque é o Projeto Imigrantes Espírito Santo, referência nacional na pesquisa sobre a imigração com base em fontes primárias custodiadas pelos arquivos. Os dados são atualizados diariamente e podem ser consultados no endereço eletrônico: www.ape.es.gov.br/imigrantes. Os dados referem-se a imigrantes de diversas nacionalidades, como Itália, Alemanha, Espanha, Líbano, Polônia e Portugal, que chegaram ao Espírito Santo a partir de 1812. De acordo com os números fornecidos pelo contador do site, em 2015 foram realizados, em média, 3.600 acessos à página por mês, totalizando aproximadamente 45 mil acessos no ano.

O APEES possui um veículo adaptado como escritório móvel para o atendimento aos municípios do interior do Estado para o programa Arquivo Itinerante. Deste modo, os descendentes dos imigrantes têm a oportunidade de pesquisar a história dos seus antepassados em sua própria cidade. Em 2015 o Arquivo Itinerante prestou atendimento ao município de Muniz Freire onde foram emitidos 450 registros durante a festa Tra le valli e le montagne, em comemoração aos 126 anos da imigração italiana no município, evento realizado no dia 25 de setembro. O APEES também esteve prestando serviços aos alunos da UFES, em frente ao Restaurante Universitário, no dia 29 de outubro. Na ocasião foram impressos 203 registros de imigrantes de diversas nacionalidades.

Foram implantadas no Museu do Colono, em Santa Leopoldina, e no Centro Cultural Máximo Zandonadi, em Venda Nova do Imigrante, as unidades do Núcleo de Atendimento Arquivo Imigrante. Trata-se do recebimento de documentos e fotografias dos imigrantes, e impressão do Registro de Entrada de Imigrante nessas cidades a exemplo do atendimento realizado na Sala de Consultas da instituição em Vitória.

Por iniciativa do APEES é realizado anualmente, na data de 1º de Maio, o evento Caminho do Imigrante, que é uma caminhada entre as cidades de Santa Leopoldina e Santa Teresa, de aproximadamente 30 Kms, que conta, em média, com a participação de duas mil pessoas. Em 2015 foi realizada a 12ª edição do evento e conta com a parcerias dos poderes municipais, escolas, associações dos municípios envolvidos.

Nos dois primeiros meses do ano, as ações da Coordenação de Preservação do Acervo (COPAC) estiveram voltadas para a transferência de acervos de livros descartados (para doação) que estavam guardados na antiga sede do APEES, situada na Rua Pedro Palácios, no Centro de Vitória, com a finalidade de desocupação daquele espaço. O acervo foi transportado para a nova sede, onde vem sendo feita a seleção dos livros que estão sendo inseridos no acervo da Biblioteca de Apoio, disponibilizados para doação ou descartados.

Foram realizados diversos procedimentos de restauração, conservação e reparos em documentos do acervo; remoção da encadernação de Códices manuscritos para restauro e reparos diversos, com a finalidade de possibilitar a sua microfilmagem de preservação, tais como: Fundo Governadoria – Série 383: Livro n° 78 (895 páginas); Livro n° 63 (730 páginas); Fundo Governadoria – Série Accioly: Livro n° 200; (540 páginas, ainda a ser concluído). Além dos trabalhos acima elencamos foram realizadas a higienização; confecção de caixas e de capas em papel alcalino para acondicionamento de documentos e também de livros da Biblioteca de Apoio Maria Stella de Novaes. A equipe da COPAC também deu suporte à montagem das exposições na Sala de Consulta e ao acesso aos filmes em película guardados pela instituição.

A Coordenação de Reprodução de Documentos (CORED), com o apoio da Coordenação de Acesso à Informação (COACIN) e da Coordenação de Tecnologia da Informação (COTEIN) se utilizam dos equipamentos de reprodução de documentos em microfilmes e de digitalização como: câmera fotográfica, escâneres e digitalizadora de microfilmes para a preservação dos originais, divulgação do acervo, além do fornecimento de cópias aos consulentes. Em 2015 foram microfilmados os exemplares do jornal A Tribuna dos anos de 1980 a 1983 totalizando 20.052 páginas; 1.460 páginas do jornal O Diário, de julho a dezembro de 1969 e 232 de janeiro de 1970; jornal Correio do Sul de 1928 e 1929 totalizando 605 páginas. No total foram microfilmadas 22.349 páginas dos periódicos citados.

Foram atendidas 124 solicitações de reprodução de microfilmes totalizando 4.026 registros digitais; 26 solicitações de reprodução de imagens em negativos gerando 978 arquivos e por meio da fotografia foram atendidas 47 pedidos, perfazendo 897 digitalizações. No total foram gerados 5.901 arquivos digitais. O setor de informática também é responsável pela manutenção e atualização dos sites da instituição, do Projeto Imigrantes, do Caminho do Imigrante e do PROGED. A COTEIN também desenvolve itens de programação visual que dão suporte às exposições e à divulgação dos eventos do órgão.

Foram produzidas 43 matérias sobre as atividades do APEES. Várias delas foram publicadas no Diário Oficial do Estado e na imprensa de modo geral. Para a divulgação das atividades do órgão também são utilizadas as redes sociais, com ênfase para o Facebook e o Instagram. Até o final do ano de 2015 eram 3.560 os seguidores da página da instituição no Facebook. Em média, foram 3.000 visualizações para as 220 publicações em 2015. O conteúdo de maior repercussão foi sobre a disponibilização online dos livros: “Italianos: base de dados da imigração italiana no Espírito Santo nos séculos XIX e XX”” e “Imigrantes: base de dados da imigração estrangeira no Espírito Santo nos séculos XIX e XX”, com 27.040 mil visualizações e 289 compartilhamentos. No Instagram foram realizadas 81 publicações com 219 seguidores.

De acordo com suas atribuições legais, o Arquivo Público atua ainda no suporte técnico arquivístico a todos os órgãos e secretarias do Executivo Estadual no que tange à gestão de documental. Tais atividades são desenvolvidas pela Coordenação de Gestão de Documentos (COGED) em consonância com as diretrizes do Programa de Gestão Documental (PROGED) do Governo do Estado do Espírito Santo. Dentre essas atribuições, a COGED também presta suporte técnico na gestão de documentos produzidos pelas atividade-meio e fim do APEES.

Em 2015 os arquivistas da COGED realizaram 55 visitas técnicas, em todos os órgãos do Poder Executivo Estadual, para diagnosticar a situação dos arquivos com o objetivo de coletar dados para subsidiar um relatório a fim de propor melhorias relativas ao PROGED. Outras atividades desenvolvidas pela COGED, diz respeito à capacitação: no mês de outubro foi realizado o seminário: “Gestão Documental e os benefícios da classificação de documentos para administração pública”, que reuniu mais de 250 servidores do governo no auditório do Tribunal de Contas do Estado (TCE), além de reuniões para orientar as Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADs), nos diversos assuntos relativos à gestão de documentos, bem como o suporte técnico necessário para a realização da Semana do Descarte, ação organizada pelo Comitê Gestor do PROGED com o objetivo de incentivar os órgãos a eliminarem documentos com seus prazos legais de guarda expirados. Além do atendimento presencial, outras modalidades de atendimento ocorreram através de emails, contatos telefônicos e mediante as demandas à equipe técnica da COGED. Juntamente com servidores da COPAC, foram realizaram visitas técnicas a fim de orientar os órgãos que tiveram seus arquivos atingidos por sinistros (enchentes, infestação por agentes químicos ou biológicos).

O APEES também foi espaço para diversas manifestações culturais, dentre elas as exposições: “Rádio Espírito Santo, 75 anos no Ar”; em parceria com a Rádio/TV/ES; “Revista Imã: 30 Anos”; organizada pela jornalista Sandra Medeiros (editora); “Movimentos em Aquarela” – Obras da Artista Plástica e funcionária da COPAC/APEES Josi Jubini e “Vitória antiga: uma viagem no tempo”; de André Malverdes, pesquisador, historiador e arquivista.

No auditório foram lançados os documentários: “Febre Brasileira”, sobre a imigração holandesa no Espírito Santo e “Brasil Talian”, sobre os dialetos preservados pelos ítalo-capixabas e gaúchos. Além dos eventos citados o auditório e a sala de consultas são utilizados em diversas ocasiões, como: reuniões de equipes de diversos órgãos e secretarias, debates, palestras, exibições de filmes, documentários e lançamento de livros.

Por meio da Coordenação de Documentos Escritos, Audiovisuais e Cartográficos foram desenvolvidas as seguintes atividades durante o ano de 2015:
Disponibilização de novos instrumentos de pesquisa on line: Correspondências do Gabinete dos Governadores (1815-1993); Foto Clube do Espírito Santo; Terceira Ponte; Secretaria de Segurança Pública; Coleção Eurico Rezende. A referida atividade tem por objetivo garantir que o pesquisador tenha acesso aos documentos por meio dos catálogos descritivos que estão disponíveis na Internet. Dessa forma, o pesquisador pode solicitar o acesso aos documentos sem que tenha que comparecer ao Arquivo Público.

Foram digitalizados e codificados os seguintes acervos: Foto Clube do Espírito Santo; Albuíno Azeredo; Eurico Rezende; DOPS (Caixas digitalizadas: cxs 1 a 15 – trabalho em andamento). Acervo Paulo Bonino (em andamento). Essa ação visa manter a integridade física dos documentos e naturalmente promover o acesso à informação de forma mais dinâmica. Foram revisados e publicados no site os seguintes instrumentos de pesquisa: Educação; Polícia; Dops e DEIP. Em andamento os instrumentos dos fundos documentais Governadoria; Catálogo de Documentos para a História da Escravidão e Secretaria do Interior e Justiça. Os instrumentos de pesquisa do APEES, em 2015, receberam especial atenção. Essa ferramenta utilizada diariamente pelos pesquisadores deve refletir a organização física dos fundos documentais, de modo que a recuperação da informação seja de modo rápido e seguro. Alguns instrumentos de pesquisas não estão em conformidade com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE. Dessa forma, uma equipe composta por membros da CODEAC ficou responsável pela normatização dos catálogos, realizando a revisão dos mesmos, citados acima.

O ato de descrição precede a elaboração de um instrumento de pesquisa. Essa ação visa contemplar todos os elementos da gênese documental de modo que sua integridade total seja contemplada. Assim, essa atividade visa a publicidade do acervo da instituição arquivística. Foi descrito em 2015 o acervo Paulo Bonino e deu-se início a descrição da 3ª Série dos Processos de Terras.

Em dezembro o professor de arquivologia da UFES, Taiguara Villela Aldabalde fez uma explanação do seu trabalho de doutoramento aos servidores do APEES, que em seguida foi apresentada e aprovada junto à banca examinadora da Universidade de Brasília. O foco de estudo do professor foram as atividades culturais realizadas pela instituição entre os anos de 1995 a 2015. O trabalho intitula-se: Mediação Cultural em Instituições Arquivísticas: o caso do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo. A tese foi apresentada ao curso de Doutorado do Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação da Faculdade de Ciência da Informação da Universidade de Brasília no âmbito do Doutorado Interinstitucional (DINTER) entre a Universidade de Brasília e a Universidade Federal do Espírito Santo, como requisito parcial à obtenção do título de Doutor em Ciência da Informação.