Alterações no Decreto 1552-R que institui o Programa de Gestão Documental do Governo do Estado (Proged) estão sendo definidas pelo comitê gestor, formado pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger) e pelo Instituto de Tecnologia de Informação e Comunicação do Estado (Prodest). Dentre as mudanças propostas está a transferência da coordenação, atualmente exercida pela Seger, para o APEES. Debatem-se também modificações em aspectos técnicos e administrativos do Programa e a inclusão da Secretaria de Estado de Controle e Transparência (Secont) no comitê.

O arquivista Wagner Bianchi destaca que as atividades do governo e as leis que regem a gestão documental são dinâmicas, sendo assim, as ferramentas arquivísticas precisam ser revisadas periodicamente para acompanhar as variações, para atender às demandas específicas e principalmente para garantir a segurança e a eficácia nas ações desenvolvidas pelos setores de arquivo, protocolo e da administração pública como um todo.

No que se refere às normas e aos procedimentos do Proged está sendo realizada por dois grupos de trabalho uma reelaboração do atual Manual de Gestão Documental. Está em andamento também a atualização do Plano de Classificação - distribuição dos documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento – e da Tabela de Temporalidade - instrumento que determina os prazos e a destinação final das atividades-meio do executivo.

Estão envolvidos nas ações, além dos órgãos citados, o Instituto de Previdência dos Servidores do Estado do Espírito Santo (Ipajm), a Secretaria de Estado da Fazenda do Espírito Santo (Sefaz), o Departamento de Estradas de Rodagem do Estado do Espírito Santo (DER-ES), o Instituto Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Iema), a Secretaria de Estado dos Transportes e Obras Públicas (Setop), as Polícias Civil e Militar, a Secretaria de Estado de Economia e Planejamento (SEP), o Corpo de Bombeiros, o Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf), o Instituto Jones dos Santos Neves (IJSN) e a Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes).

Gestão documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso aos documentos, respeitando-se as especificidades de cada órgão gerador.

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Jória Motta Scolforo

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