O Arquivo Público do Estado publicou uma série de procedimentos fundamentados na Lei Federal do tema.

Uma série de procedimentos para a classificação, organização, arquivamento e destinação dos acervos documentais de todos os órgãos do Executivo Estadual foi publicada pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES). A ação visa a promover uma gestão documental mais eficiente, permitindo a redução de custos, a transparência no acesso à informação e a otimização de espaços.

As normas estão fundamentadas na Lei Federal que dispõe sobre a Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados e também nas Portarias que determinam a avaliação dos documentos produzidos no âmbito do poder estadual e que instituem as regras para descarte daqueles passíveis de eliminação.

Elas podem ser consultadas no link: https://ape.es.gov.br/ueci-normas e devem ser aplicadas nas atividades das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (CADS), dos setores de protocolos e arquivos e das unidades técnicas e administrativas responsáveis pela produção documental das instituições. As diretrizes abarcam os processos de classificação, arquivamento, desarquivamento e a destinação final, assim como os fluxos a serem seguidos.

Gestão Documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, objetivando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso, respeitando as especificidades de cada setor gerador.

A eliminação de documentos é uma importante etapa da gestão e deve obedecer a rigorosos critérios estabelecidos pela legislação pertinente. Materiais produzidos pelo setor público só podem ser descartados após serem submetidos à avaliação e classificação definidas pela “Tabela de Temporalidade” e à aprovação da instituição arquivística competente.

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