APEES realiza diagnóstico da situação arquivística nos órgãos estaduais

O Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) está realizando junto às instituições do governo estadual um diagnóstico da situação arquivística, para que sejam efetivadas políticas para a melhoria da guarda e gestão dos documentos. O trabalho baseia-se na importância dos arquivos como instrumento indispensável à transparência e eficiência administrativa, e à garantia do direito à informação e à memória.

A arquivista do APEES, Viviane Vieira Vasconcelos, explica que estão sendo feitas visitas técnicas para efetuar o preenchimento do formulário e subsidiar as ações de cada secretaria e órgão. Nele constam questões sobre a organização, o estado de conservação, os procedimentos de eliminação, dentre outras informações que auxiliarão a apreender as condições atuais dos acervos, permitindo traçar estratégias que beneficiem a gestão. “Buscamos, nas reuniões, não apenas recolher e analisar os dados, mas orientar para que sejam exercidas mudanças que promovam uma boa organização documental”, afirma Viviane.

As informações coletadas por meio do diagnóstico resultarão em uma base de dados sobre a situação de cada órgão e secretaria do Executivo Estadual, o que permitirá ao Arquivo Público e ao Comitê Gestor do Programa de Gestão Documental (Proged), integrado pelo APEES, a Secretaria de Gestão e Recursos Humanos (Seger) e o Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Espírito Santo (Prodest) o desenvolvimento de ações pontuais e coletivas para a implantação de políticas voltadas para a gestão de documentos.

Uma das principais medidas é a elaboração da Tabela de Temporalidade da área fim de cada órgão, a qual permite classificar os processos e definir o tempo obrigatório de guarda dos conjuntos documentais. Depois do cumprimento legal do prazo os documentos poderão ser eliminados, melhorando a utilização dos espaços e reduzindo custos de manutenção. As primeiras entidades a participarem foram a Superintendência Estadual de Comunicação Social (Secom), a Fundação de Amparo à Pesquisa do Espírito Santo (Fapes) e a Secretaria de Economia e Planejamento (SEP). Nesta semana serão visitados o Departamento Estadual de Trânsito (Detran) e o Instituto Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Iema).

O diretor-geral do Arquivo Público, Agostino Lazzaro, observa que compete ao poder público a gestão e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elemento de prova. “Sendo assim, é nosso dever prover para que as instituições zelem por seus acervos e sigam as normas corretas para guarda, proteção e descarte” ressalta.

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Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

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