O Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf), sob a coordenação da equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), publicou o “plano de classificação” – distribuição dos documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento - e a “tabela de temporalidade” – instrumento que determina os prazos e a destinação final – referentes às atividades fim da instituição.

As ferramentas foram elaboradas pelos membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) do Idaf, seguindo as normas e recomendações do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e do Programa de Gestão Documental (Proged). Após os trabalhos, a proposta foi encaminhada ao APEES para análise e aprovação.

O objetivo é promover uma melhor preservação dos acervos de guarda permanente - que possuem valor histórico e informativo - e também otimizar o espaço e reduzir custos de manutenção por meio do descarte dos volumes que não necessitam ser guardados. Em 2013 passaram pelo mesmo processo o Instituto Estadual de Defesa do Consumidor (Procon) e o Instituto de Pesos e Medidas (Ipem). Trabalho este que se insere no Programa de Gestão Documental (Proged) e está sendo feito em outras instituições do Espírito Santo.

Gestão documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso aos documentos, respeitando-se as especificidades de cada órgão gerador.