O resultado da coleta de dados realizada por equipe técnica do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), entre os meses de março e agosto de 2015, está disponível nos sites da instituição (www.ape.es.gov.br) e do Programa de Gestão Documental (Proged) (www.proged.es.gov.br). Este é o relatório final do Diagnóstico Arquivístico do Poder Executivo Estadual. Durante seis meses, em visitas presenciais, profissionais do APEES aplicaram um questionário direcionado às práticas de gestão documental, em cada órgão e secretaria do Governo do Estado. O trabalho teve como base os quesitos formulados pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq).

De acordo com o diretor geral do Arquivo Público, Cilmar Franceschetto: “Além de evitar gastos com a contratação de empresa especializada para desenvolver o estudo, a realização do diagnóstico proporcionou aos funcionários envolvidos, tanto do APEES quanto dos órgãos visitados, um contato direto, de integração, que permitiu a realização de diversas atividades posteriores, por meio do Comitê Gestor do Proged, composto pelo APEES, pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger)  e pelo Prodest, que renderam muitos frutos e contribuíram para dinamizar as ações de gestão documental no Governo do Estado”.

A partir dos números apurados pelo diagnóstico, ações foram efetivadas, atendendo às demandas verificadas. Entre 2016 e 2017, por exemplo, foram capacitados 700 servidores, por meio dos cursos promovidos em parceria com a Escola de Serviço Público do Estado (Esesp). Foram realizados seminários, criadas novas Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (Cads) e outras foram atualizadas. Ressalta-se também a eliminação de documentos que já estavam com seus prazos de guarda expirados, conforme tabela de temporalidade de documentos das atividades meio e fim, liberando espaços e, consequentemente, proporcionando economia aos cofres públicos. Paralelamente, foram instituídos grupos técnicos de trabalho para atualização dos manuais técnicos do Proged.

“Por fim, pode-se afirmar que o Diagnóstico além de trazer à luz o atual panorama da situação arquivística dos órgãos do Executivo Estadual, gerou economicidade para o Estado, eficiência administrativa, transparência, acesso mais rápido à informação e a preservação do patrimônio histórico documental”, afirma Cilmar.

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