A gestão, a preservação e o acesso à documentação são fundamentais para a guarda da memória e a transparência das ações realizadas. Para isso, o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), seguindo as normas do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), orienta as entidades públicas sobre as diretrizes a serem adotadas quanto à terceirização de serviços arquivísticos.

A Lei Estadual nº 9871, de 10 de julho de 2012, que regula o acesso à informação, dispõe que os órgãos e entidades do executivo estadual respondam diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de informações sigilosas ou pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade funcional. Portanto, ao se terceirizar serviços de guarda de documentos, a secretaria ou órgão não se isenta da responsabilidade por danos causados por condutas ilícitas, o que abrange, inclusive, o resguardo de informações.

Ressalta-se ainda a Lei Federal nº 8159, de 08 de janeiro de 1991, que considera dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. Com isso, é recomendado que cada entidade promova o controle da sua própria documentação, evitando possíveis problemas decorrentes da violação de dados ou extravios. Todos os processos referentes à contratação de sistemas, serviços, consultorias, máquinas e equipamentos de gestão de documentos devem ser submetidos ao comitê do Programa de Gestão Documental (Proged) para emissão de parecer técnico, sob a coordenação do Arquivo Público.

Serviço
Contato/Gestão documental:
Viviane Vasconcelos
3636 – 6122
apoio.coged@ape.es.gov.br