O Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran-ES) e a Secretaria de Estado de Controle e Transparência (Secont) publicaram, sob a orientação do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), suas respectivas “tabelas de temporalidade” – instrumento que determina os prazos, a eliminação e a destinação final dos documentos – e “planos de classificação” – distribuição dos documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento. A ação está inserida no Programa de Gestão Documental do Governo do Estado (PROGED) e visa a padronizar os procedimentos de descarte para a redução de custos, transparência no acesso à informação e otimização de espaços.

Gestão Documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, objetivando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso, respeitando as especificidades de cada setor gerador. A eliminação de documentos é uma importante etapa da gestão e deve obedecer a rigorosos critérios estabelecidos pela legislação pertinente. Materiais produzidos pelo setor público só podem ser descartados após serem submetidos à avaliação e classificação definidas pela “Tabela de Temporalidade” e à aprovação da instituição arquivística competente.

Proged

O Programa de Gestão Documental do Governo do Estado (Proged) consiste em um trabalho conjunto a fim de propor projetos para a manutenção e recuperação de informações, contribuindo para o aumento da eficácia da Administração Pública Estadual e para a preservação da sua memória institucional por meio da elaboração de normas e procedimentos, recursos tecnológicos, capacitação de servidores e supervisão dos trabalhos. O decreto nº4343-R, de 20 de dezembro de 2018, atualizou algumas das normas do Programa, que passou a ser coordenado pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

Arquivo Público do Estado do Espírito Santo

Jória Motta Scolforo

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