O Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES) fez a entrega simbólica da doação resultante da eliminação de papéis de documentos que ultrapassaram o limite de tempo de guarda e foram descartados pela Autarquia. Três associações receberam o valor que foi recebido pelo descarte de 22 mil caixas de material, totalizando 109 toneladas de papéis.

O diretor-geral do Detran|ES, Romeu Scheibe Neto, entregou o cheque simbólico às instituições e destacou a importância deste ato. “É um trabalho que dá solução a um problema no que diz respeito à guarda de papéis que não têm mais valor, dá um destino correto a esse material e contribui para as famílias que dependem desse trabalho, que tem uma grande importância ambiental. Estamos fazendo um novo levantamento do que pode ser descartado e vamos novamente reverter o recurso para as associações”.

A presidente da Associação Banco Regional Ambiental Solidário (Abrasol), do município da Serra, Alvanete dos Anjos, afirmou que o recurso chegou em boa hora. “Com o valor que recebemos conseguimos beneficiar todos os 12 associados e pagar contas da associação. Foi muito importante porque há pessoas que vivem exclusivamente dessa renda”, disse.

O recurso também foi muito bem aproveitado na Associação dos Catadores e Catadoras de Materiais Recicláveis da Ilha de Vitória (Amariv). “Nos ajudou bastante. Conseguimos investir na associação e comprar equipamentos que já estávamos precisando para melhorar a estrutura do nosso espaço, como balança, fogão e panelas”, contou a presidente Vera Lúcia Silva dos Santos.

O descarte de papéis é fruto de um trabalho conjunto com o Arquivo Público do Estado Espírito Santo (APEES). “O trabalho de gestão de documentos junto aos órgãos do governo está contribuindo para eliminação de documentos que não têm mais valor, o que traz economia para os cofres públicos e contribui com essas associações, que fazem um trabalho belíssimo”, falou o diretor-geral do APEES, Cilmar Franceschetto. Ele explicou que o trabalho de descarte é feito dentro do Programa de Gestão Documental, que classifica os documentos que devem ser arquivados e o que pode ser descartado de acordo com uma tabela de temporalidade. 

Eliminação de Documentos

A eliminação de documentos consiste na destruição dos que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo é evitar o acúmulo desnecessário em depósitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação resulta da avaliação documental e somente pode ser feita após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Listagem de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e mediante autorização do Arquivo Publico do Estado Espírito Santo (APEES).

Todos os procedimentos para eliminação estão regulamentados pela Lei Federal n° 8.159 de 08 de janeiro de 1991, e Resolução 40, de 09 de Dezembro de 2014. Os órgãos e secretarias, após cumprimento dos requisitos para eliminação, devem seguir o preconizado pela Portaria SEGER n° 60-R, de 2009, que instituiu procedimentos para o descarte de documentos passíveis de eliminação.

Dos documentos selecionados pelo Detran|ES, foram reservados para guarda permanente uma amostragem representativa dos atos institucionais, baseando-se em critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental).

A eliminação foi efetivada por meio de fragmentação mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADs), registrando-a em relatório específico, contendo registros fotográficos do ato de eliminação.