O Departamento Estadual de Trânsito do Espírito Santo (Detran|ES) fez, nessa quarta-feira (05), a entrega simbólica da doação de R$ 10.905,00, resultante da eliminação de papéis de documentos que ultrapassaram o limite de tempo de guarda e foram descartados pela Autarquia. Toda a renda proveniente do descarte foi revertida para a Associação dos Catadores de Materiais Recicláveis e Economia Solidária do Município da Serra (Recuperlixo), que utilizará o recurso para o custeio da entidade.

No total, foram eliminadas 18.288 caixas-box do acervo do Detran|ES, o que equivale a 36.500 quilos de papel contendo documentos do período de 2002 a 2013, relacionados ao atendimento ao público para Registro e Licenciamento de veículos e emissão de Registro Nacional de Carteira de Habilitação. As caixas eliminadas ocupavam, aproximadamente, 610 estantes, correspondendo a 2.612 metros lineares. Os documentos foram eliminados por meio de fragmentação mecânica de tal forma que a descaracterização não possa ser revertida.

Para o diretor geral do Detran|ES, Givaldo Vieira, a iniciativa é benéfica tanto para os catadores, principalmente neste momento difícil de pandemia, quanto para o órgão público, que completou a digitalização de todos os seus processos por meio do programa Detran 100% Digital. “Além de fazer essa doação para a Associação de Catadores, que tem uma função ambiental e de geração de renda importante, fazemos o descarte de papéis que não têm mais valor e utilidade para o órgão, reduzindo esse acúmulo em nosso depósito. Estamos felizes em reverter esse valor e contribuir com o trabalho desses trabalhadores”, disse.

A presidente da Recuperlixo, Maria do Carmo Cantilio Felipe, conhecida também como Carmen, agradeceu, emocionada, pela doação feita pelo Detran|ES por ter evitado o encerramento das atividades da instituição. “Essa ajuda chega em ótima hora porque estávamos, até então, com risco de fechar as portas devido à dificuldade de pagar as contas de energia e água, por exemplo, já que temos tido prejuízos com a pandemia. As contas da Recuperlixo poderão ficar em dia e, quando as coisas melhorarem, pretendemos desenvolver novos projetos voltados para oficinas de artesanato com crianças em vulnerabilidade social”, relata Carmen.

De acordo com o diretor-geral do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo, Cilmar Franceschetto, “a iniciativa representa uma oportunidade de fazer, acima de tudo, uma obra social, a partir do tratamento correto de documentos públicos”. Ao lado do diretor técnico administrativo do Órgão, Luiz Gonsaga Pimentel Fraga, ele colocou o Arquivo Público à disposição para novas parcerias com o Detran|ES e com demais associações que promovam geração de renda para os capixabas.

Participaram também da entrega simbólica da doação a coordenadora de Protocolo e Arquivo do Detran|ES Eliana Ester Meireles, membros da Comissão Setorial de Avaliação de Documentos (CADs) do Órgão e a secretária da Recuperlixo, Fabricia Cantilio Felipe da Silva.

Eliminação de Documentos

A prática consiste na destruição dos materiais que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo é evitar o acúmulo desnecessário em depósitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação resulta da avaliação documental e somente pode ser feita após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Listagem de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e mediante autorização do Arquivo Público do Estado Espírito Santo (APEES).

Todos os procedimentos para a eliminação estão regulamentados pela Lei Federal n° 8.159 de 08 de janeiro de 1991, e Resolução 40, de 09 de dezembro de 2014. Os órgãos e secretarias, após cumprimento dos requisitos para eliminação, devem seguir o preconizado pela Portaria SEGER n° 60-R, de 2009, que instituiu procedimentos para o descarte de documentos passíveis de eliminação.

Dos documentos selecionados pelo Detran|ES, foram reservados para guarda permanente uma amostragem representativa dos atos institucionais, baseando-se em critérios qualitativos (estudo das características informacionais do tipo documental).

A eliminação foi efetivada por meio de fragmentação mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de membros da CADs, registrando-a em relatório específico, contendo registros fotográficos do ato de eliminação.

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