Os instrumentos permitem ao Poder Executivo administrar seus documentos de forma eficiente, desde a produção, utilização e guarda, até a destinação final.

O novo Plano de Classificação de Documentos (PCD) e a Tabela de Temporalidade e Destinação (TTD) das atividades-meio do Governo do Espírito Santo foram publicados no Diário Oficial do Estado. O PCD e a TTD se configuram como importantes instrumentos de gestão ao permitir legalmente ao Poder Executivo administrar seus documentos de forma eficiente, desde a produção, utilização e guarda, até a destinação final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.

Os instrumentos foram elaborados por um grupo técnico de trabalho, com representantes do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES), das Secretarias da Educação (Sedu), de Gestão e Recursos Humanos (Seger) e de Economia e Planejamento (SEP), além da Polícia Militar do Estado do Espírito Santo (PM-ES), do Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação do Espírito Santo (Prodest), do Instituto Jones dos Santos Neves (IJSN), Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf) e da Universidade Federal do Estado do Espírito Santo (Ufes).

Conforme a Lei Federal 8.159, de 08 de janeiro de 1991, os órgãos e entidades públicas só estão autorizados a descartar documentos após passarem por avaliação e aplicação da Tabela de Temporalidade e aprovação pela instituição arquivística.

De acordo com o diretor geral do APEES, Cilmar Franceschetto, com a produção e publicação da PCD e TTD, devidamente atualizados, conforme os modernos preceitos da arquivística, os órgãos e secretarias estaduais têm dois instrumentos técnicos de vital importância para uma gestão de documentos de qualidade e afinada com os requisitos de uma administração pública voltada à eficiência, rapidez e transparência em prol da sociedade capixaba.

 “O Plano de Classificação de Documentos está estruturado de modo a representar as grandes funções exercidas em comum pelos órgãos e secretarias e deverá ser utilizado no ato da produção documental, de modo a garantir o correto fluxo desses documentos, independentemente do suporte. Já a Tabela de Temporalidade de Documentos atribui a esses documentos prazos de guarda em cada fase e determina a destinação final adequada aos registros produzidos e recebidos no exercício das funções dos órgãos”, explica Cilmar Franceschetto. 

Os novos instrumentos podem ser consultados no link: https://proged.es.gov.br/plano-de-classificacao-e-tabela-de-temporalidade-das-atividades-meio .

 Gestão Documental

A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando à eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Quando aplicada da forma correta, é capaz de garantir ao Estado inúmeros benefícios, tais como a liberação de espaços físicos, economicidade, eficiência administrativa, transparência, acesso pleno às informações e preservação da memória das instituições.

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