Idaf apresenta experiência de sucesso em Seminário de Gestão Documental

27/10/2015

O Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal do Espírito Santo (Idaf) estará presente, nesta terça-feira (27), no Seminário “Gestão documental e os benefícios da classificação de documentos para a administração pública". O evento acontecerá no auditório do Tribunal de Contas do Estado, reunindo membros das Comissões Setoriais de Avaliação de Documentos (Cads) e servidores das áreas de Arquivo e Protocolo do executivo estadual.

A arquivista do Idaf, Luciana de Almeida Cassa, apresentará o processo de elaboração da tabela de temporalidade das atividades finalísticas do Instituto. “Esse é um documento que define os prazos de guarda e destinação final dos documentos. Só podemos eliminar os documentos relacionados nas referidas tabelas. Essa ação foi importante, uma vez que possibilitou a eliminação de muitos documentos que estavam arquivados já sem necessidade, ocupando um espaço que poderia servir para a guarda de outros documentos”, explicou Luciana.

Cada órgão é responsável pela elaboração de sua tabela de temporalidade das atividades finalísticas. A listagem de eliminação de documentos é submetida à aprovação do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (APEES) e, posteriormente, publicada no Diário Oficial (DIO-ES). Apenas após trinta dias da publicação é que a eliminação pode ser efetivada. “A lei exige esse prazo para o caso de haver alguém interessado na documentação. Entre 2013 e 2014, o Idaf eliminou mais de 1.400 quilos de documentos. O material é todo encaminhado para reciclagem”, explica Luciana.

O Seminário

O seminário “Gestão Documental” irá debater os benefícios da classificação de documentos como um elemento fundamental para a eficiência do Programa de Gestão Documental (Proged) do Governo do Estado. O evento é organizado pelo Comitê Gestor do Proged - formado pela Secretaria de Estado de Gestão e Recursos Humanos (Seger), APEES e Instituto de Tecnologia da Informação e Comunicação (Prodest).

Gestão documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental “o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para a guarda permanente”. Determina ainda como dever do poder público a gestão e a proteção especial a documentos, como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova.

Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso, respeitando-se as especificidades de cada órgão. Com isso, recomenda-se que as entidades promovam o controle da sua própria documentação, evitando possíveis problemas decorrentes da violação de dados ou extravios. A preservação e a disponibilização são fundamentais para a guarda da memória e a transparência das ações. Além disso, as regras que dispõem sobre os materiais que podem ser eliminados favorecem uma melhor utilização dos espaços e a redução dos custos de manutenção.

Programação

- Palestra “Classificação de documentos” – Inaldo Nascimento (Tribunal Regional do Trabalho – TRT).

- Estudo de caso “Experiências bem sucedidas com o Proged” – Polícia Civil e Instituto de Defesa Agropecuária e Florestal (Idaf).

- Apresentação do “Relatório final do Diagnóstico da Situação Arquivística dos órgãos e Secretarias do Executivo Estadual” pelo Arquivo Público do Estado do Espírito Santo.

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