O Instituto Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Iema) fez, nessa quarta-feira (07), a entrega simbólica da doação de R$ 306,00, resultado da eliminação de papéis e processos que já cumpriram os prazos de guarda estabelecidos pela Tabela de Temporalidade. O valor foi repassado para a Associação de Catadores de Materiais Recicláveis Flex Vida e irá ajudar nas despesas de custeio.

No total, foram eliminados 390 quilos de papel, contendo mais de 10 mil processos de 2002 a 2006 do Iema, e, de 1999 a 2006, da Secretaria de Meio Ambiente e Recursos Hídricos (Seama). “A iniciativa, apesar de não ter rendido um valor muito alto, é boa para o Iema, que faz o descarte adequado do material e libera o espaço ocupado no armazenamento, e ainda ajuda os catadores que fazem esse trabalho tão importante na destinação e reciclagem do que consideramos apenas lixo”, destacou o diretor administrativo-financeiro do Iema, Harlen Silva.

O presidente da Flex Vida, Antônio Francisco Alves, e sua esposa Matilia Maria de Lourdes Alves, que também trabalha na associação, receberam o cheque e agradeceram a doação. “Com esse valor conseguimos pagar contas, como água e luz. Na associação temos oito catadores que dependem desse trabalho para viver. Toda ajuda é bem-vinda!”, afirmou Matilia Alves.

“Todo o procedimento de eliminação de documentos é regulamentado por legislação e tem autorização do Arquivo Público do Estado Espírito Santo (APEES). Só eliminamos os processos dez anos após a prestação de contas. Todo o procedimento de eliminação é acompanhando por uma comissão, para termos certeza da descaracterização dos documentos e do descarte correto. O valor da venda dos papéis é sempre doado para uma associação nas proximidades da sede do Órgão”, explicou Maria Cecília Medeiros Alves, responsável pelo protocolo e arquivo no Iema.

Eliminação de documentos

A prática consiste na fragmentação manual ou mecânica de documentos e destruição dos materiais que já cumpriram prazo de guarda e não possuem valor secundário. O objetivo é evitar o acúmulo desnecessário em depósitos, diminuindo os gastos com recursos humanos e materiais. A eliminação resulta da avaliação documental e somente pode ser feita após a aplicação da Tabela de Temporalidade de Documentos e aprovação da Listagem de Eliminação pela Comissão Setorial de Avaliação de Documentos e mediante autorização do Arquivo Público do Estado Espírito Santo (APEES).

Todos os procedimentos estão regulamentados pela Lei Federal n° 8.159, de 08 de janeiro de 1991, e pela Resolução 40, de 09 de dezembro de 2014, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq). Os órgãos e secretarias, após cumprimento dos requisitos, devem seguir o preconizado pela Portaria SEGER n° 60-R, de 2009, que institui os processos e técnicas para o descarte.

A eliminação foi efetivada por meio de fragmentação mecânica, com garantia de que a descaracterização dos documentos não possa ser revertida, sob a supervisão de membros da CADs, registrando-a em relatório específico, contendo registros fotográficos do ato de eliminação.

A arquivista do APEES, Juliana Almeida, destaca a satisfação em realizar procedimentos como este. “Uma gestão documental aplicada resulta em economia e benefícios para a sociedade, nesse caso, em específico, para a Associação de Catadores de Materiais Recicláveis Flex Vida. Que outros órgãos se inspirem e olhem com mais atenção para os seus acervos, aplicando a Tabela de Temporalidade e dando a correta destinação a seus documentos, cientes de que podem contar com o Arquivo Público do Estado do Espírito Santo para o suporte necessário no decorrer do processo”, ressaltou.

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