O recolhimento é a operação pela qual um conjunto de documentos passa do arquivo intermediário para o arquivo permanente. Essa ação, apenas tem eficácia, quando a instituição produtora aplica de forma adequada o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de maneira eficiente. Esse processo de avaliação é de suma importância, pois prescreve que o supérfluo seja eliminado dentro dos prazos determinados pela Tabela de Temporalidade de documentos, reduzindo a massa documental sem prejuízo à informação.

Os documentos considerados permanentes, também chamados de históricos, além de dar suporte à pesquisa, estão intrinsecamente ligados ao processo de construção da memória institucional.

Preservar a memória institucional é manter a memória viva, e para que essa memória seja preservada é preciso conservar fotos, documentos, objetos e organizar os registros dos fatos.

Dessa forma, justifica-se a missão do APEES, em recolher e manter sob sua custódia os documentos dos órgãos públicos, personalidades públicas e políticas, acervos privados, fazendo a devida guarda, conservação e disseminação das informações contidas nesses documentos.

Procedimentos para Recolhimento dos Documentos:

A Comissão de Avaliação de Documentos (CADS) deve selecionar os conjuntos documentais que cumpriram o prazo de guarda e que são classificados como permanentes da entidade produtora, conforme Tabela de Temporalidade;

A CADS deverá preencher a Listagem de Recolhimento (ANEXO I) e enviá-la ao APEES para avaliação, por meio de processo devidamente autuado no Sistema Eletrônico de Protocolo (SEP), conforme TTD-MEIO do Programa de Gestão Documental (PROGED);

 *Deverá constar no processo a anuência do ordenador de despesas do órgão/secretaria;

O APEES deve analisar a listagem visando aprovação ou reprovação;

Em caso de aprovação, o APEES entrará em contato com a entidade produtora para proceder com o recolhimento, que ficará a cargo do órgão ou entidade detentor(a) do acervo;

Em caso de reprovação o APEES deve apontar as adequações necessárias para o reenvio da Listagem de Recolhimento, se for o caso;

A CADS do órgão ou entidade detentor(a) do acervo deverá providenciar o envio dos documentos ao APEES, atendendo aos seguintes requisitos:

1. Organização do acervo, segundo critérios técnicos de identificação, classificação, arranjo e descrição;
2. Higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos;
3. Acondicionamento dos documentos em caixas-arquivo de tamanho padrão, conforme estabelecido pelo Comitê Gestor do PROGED. Documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões. Documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez;
4. Identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome do fundo/coleção, assunto, datas-limite, código de classificação e número da unidade de acondicionamento em ordem sequencial;
5. Elaboração de listagem descritiva, conforme ANEXO II, que irá compor o termo de recolhimento ANEXO III;

O Arquivo Público receberá apenas documentação que tenha sido devidamente avaliada, classificada e com aplicação da Tabela de Temporalidade-Fim e Meio da entidade produtora. Os recursos necessários à consecução dos procedimentos para o recolhimento são de responsabilidade do órgão ou entidade de origem do acervo.

Os casos de cessação de atividades das instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transferência à instituição sucessora (Art. 2° da Lei Federal 8.159, de Janeiro de 1991).